Nếu team bạn chưa có One on One, you are missing out! – Zim Pham

Trong High Output Management, Andy Grove giới thiệu tới độc giả của mình One on One. Một dạng meeting định kỳ khi nhân viên dành thời gian ngồi nói chuyện trực tiếp với cấp trên của mình. Và từ đó tới nay, One on One trở thành một technique được sử dụng rộng rãi trong và ngoài Silicon Valley.

Cũng như hàng trăm học trò của Andy Grove, Zim cũng đang sử dụng One on One trong team của mình.

Zim viết bài này với mục đích tổng hợp lại những cách thực hành tốt nhất để hàng ngày có cơ sở để tra cứu lại. Đồng thời cũng là một nơi để cho các bạn cùng team đọc, hiểu hơn lý do mình sử dụng One on One, và giúp Zim tiến bộ hơn trong những buổi One on One của mình.

Vậy One on One là gì?

One on One là buổi meeting định kỳ giữa một bạn nhân viên (subordinate) với cấp trên trực tiếp của mình (supervisor).

Mục tiêu của One on One là cùng nhau học hỏi (mutual learning) và trao đổi thông tin (exchange of information).

Khi bàn luận về một vấn đề hay tình huống nhất định, cấp trên dạy nhân viên các kỹ năng và know-how của mình. Đồng thời, bạn nhân viên chia sẻ với cấp trên những việc mình đang làm và những lo lắng của bản thân nếu có.

Những thông tin và learning từ các buổi One on One sẽ rất hữu ích khi nhà quản lý muốn đưa ra những quyết định tốt nhất cho công ty của mình.

Không những thế, One on One giúp cả team hiểu rõ về mong đợi (expectation) của nhau. Cũng như đồng bộ hoá cách làm việc và xử lý các tình huống. Và chi khi đó, những công việc được giao (delegation) mới đạt được hiệu quả như mong muốn.

Về cơ bản, One on One giúp:Những ý tưởng tốt nhất, những trở ngại lớn nhất và những vấn đề nghiêm trọng nhất trong cuộc sống của nhân viên tìm tới được những người có thể giải quyết chúng (cấp trên và cấp trên nữa).

Nội dung của buổi One on One có những gì?

One on One nên là meeting do bạn nhân viên chủ trì. Điều này có nghĩa là cấp dưới sẽ là người chuẩn bị những điều sẽ được bàn trong meeting (agenda), cũng như là người quyết định nhịp độ của One on One.

Lý do cho điều này rất đơn giản. Khi chuẩn bị outline của One on One, bạn nhân viên sẽ phải nghĩ trước tất cả những vấn đề và lo lắng mà mình muốn nêu lên trong buổi nói chuyện.

Đồng thời, thay vì một manager phải chuẩn bị cho 5 buổi One on One, mỗi bạn cấp dưới sẽ tự chuẩn bị cho One on One của mình.

Thông thường, một buổi One on One sẽ đề cập tới:1. Hiệu suất làm việc và chỉ số mà bạn nhân viên sử dụng để đo lường KPI của mình (eg. số lượng order, production output, etc.). Đặc biệt nên tập trung vào những chỉ số có dấu hiệu không tốt.2. Bao gồm tất cả những thứ xảy ra tính từ buổi One on One trước. Có thể là những vấn đề tuyển dụng, vấn đề về con người, những kế hoạch cho tương lai, etc. Và rất quan trọng: những vấn đề tiềm ẩn (potential problems).

Zim đặc biệt thích câu hỏi về potential problems. Cho dù có thể chỉ là trực giác của bạn nhân viên, việc nhắc tới khả năng xảy ra những vấn đề này sẽ giúp nhà quản lý phát hiện ra những điểm mù của bản thân. Giúp giải quyết sớm những vấn đề, mà nếu không xử lý, có thể gây ảnh hưởng lớn tới công ty.

Trong One on One, cấp trên sẽ làm gì?

Vì đây là meeting của bạn nhân viên, nhà quản lý chỉ nên nói 10% và dành 90% thời gian còn lại để lắng nghe.

Nhiệm vụ của họ trong One on One là thu thập thông tin (to learn) và huấn luyện (to coach). Giúp cấp dưới của mình chia sẻ những thứ đang xảy ra và những điều đang làm họ lo lắng.

Andy Grove khuyên các nhà quản lý luôn “Ask one more question!”. Điều này sẽ giúp duy trì dòng suy nghĩ, cho tới khi cả 2 cảm thấy đã tới được cốt lõi của vấn đề.

Nên One on One bao lâu một lần?

Theo Andy Grove, tần suất One on One sẽ phụ thuộc vào kinh nghiệm của bạn nhân viên với công việc đang phải thực hiện.

Như vậy, One on One nên được tổ chức thường xuyên với nhân viên chưa có kinh nghiệm với việc đang được giao (i.e. mỗi tuần 1 lần), và ít hơn với những người đã có kinh nghiệm trong việc đang làm (i.e. 4-6 tuần 1 lần).

Độ dài của một One on One?

Ít nhất 1 tiếng. Andy Grove nói rằng, theo kinh nghiệm của ông, những One on One ngắn hơn 1 tiếng thường làm nhân viên chọn những vấn đề đơn giản, có thể xử lý nhanh chóng.

One on One ở đâu?

Tốt nhất là tại nơi bạn nhân viên làm việc hoặc ở đâu gần đó. Qua việc quan sát nơi làm việc của nhân viên, cấp trên có thể phần nào biết được nhân viên của mình tiếp cận công việc như thế nào. Có tổ chức không, hay lúc nào cũng phải dành nhiều thời gian đi tìm tài liệu. Có dễ bị mất tập trung không?

Các tip để One on One hiệu quả — từ Andy Grove

1. Mỗi người nên có một bản copy của outline và take note trên đó. Việc take note (cho dù bạn có thể không xem lại) giúp tránh phân tâm cũng như để xử lý những thông tin một cách dễ dàng hơn.
2. Chủ meeting (bạn nhân viên) nên gửi outline trước cuộc họp. Việc này tạo cơ hội để 2 người cùng đánh giá và có thể cancel meeting nếu không có gì khẩn cấp.
3. Khuyến khích những cuộc trò chuyện heart-to-heart, về những vấn đề trong công việc và cuộc sống. Bạn nhân viên có hài lòng với performance của mình không? Có đang hoài nghi về career path của mình không?

Cấp trên nên dành một khoảng thời gian đủ dài cho những chủ đề này. Thay vì chỉ nhắc tới trong 5 phút cuối buổi One on One.

1. Nên schedule buổi One on One tiếp theo ngay khi buổi One one One hiện tại kết thúc.

Những câu hỏi hay cho One on One

Trong The Hard Thing About Hard Things (a MUST read!), Ben Horowitz chia sẻ với độc giả của mình những câu hỏi mà Ben thấy có ích trong các buổi One on One của mình. Zim sẽ note lại ở bên dưới nhé.

• If we could improve in any way, how would we do it?Nếu có thể cải thiện công ty bằng bất kỳ cách nào, chúng ta nên làm gì?

• What’s the number-one problem with our organization? Why?Vấn đề lớn nhất mà chúng ta đang gặp phải là gì? Vì sao?

• What’s not fun about working here?Bạn không thích gì khi làm việc ở đây?

• Who is really kicking ass in the company? Whom do you admire?Ai là người bạn ngưỡng mộ nhất công ty? Ai đang ‘toả sáng’ trong công việc của mình?

• If you were me, what changes would you make?Nếu bạn là tôi, bạn sẽ thay đổi những gì?

• What don’t you like about the product?Bạn không thích điều gì ở sản phẩm của chúng ta?

• What’s the biggest opportunity that we’re missing out on?Cơ hội lớn nhất mà chúng ta đang bỏ lỡ là gì?

• What are we not doing that we should be doing?Điều gì nên được làm, mà chúng ta chưa làm?

• Are you happy working here?Bạn có vui khi làm việc ở đây không?

Conclusion

Với Zim, One on One là một công cụ thật sự hữu ích để hiểu và gắn kết với đồng đội của mình hơn. Đồng thời luôn được cập nhật những gì đang xảy ra và những vấn đề tiềm ẩn, mà không micromanage.

Hy vọng bạn thích những bài viết về business như thế này. Hẹn cả nhà tuần sau!Take it easy.Zim

—ReferencesNếu tôi có nhìn được xa hơn, thì cũng nhờ đứng trên vai của những người khổng lồ.

Andrew S. Grove — High Output ManagementBen Horowitz — The Hard Thing About Hard Things: Building a Business When There Are No Easy Answers

Andy Grove (1936-2016) là cựu president, CEO, chairman của Intel, tác giả của nhiều best sellers như High Output Management và Only The Paranoid Survive.

Ben Horowitz hiện là cofounder và general partner của quỹ đầu tư mạo hiểm Andreesen Horowitz. Trước đó Ben làm cofounder và CEO của Opsware, được Hewlett-Packard (HP) mua lại năm 2007 với giá $1.6B