Kế hoạch mua hàng là gì? Cách lập kế hoạch mua hàng hiệu quả

Quy trình mua hàng được lên kế hoạch kỹ lưỡng giúp đảm bảo rằng các giao dịch mua của công ty đến đúng thời gian và đúng số lượng, từ những nhà cung cấp tốt nhất và với giá tốt nhất. Một kế hoạch mua hàng được suy nghĩ kỹ lưỡng giúp doanh nghiệp luôn kiểm soát được chu kỳ sản xuất sản phẩm và tránh những bất ngờ vào phút cuối.

Kế hoạch mua hàng là gì?

Kế hoạch mua hàng là tài liệu trung tâm trình bày chi tiết tất cả thông tin liên quan đến việc mua hàng, mua nguyên vật liệu, thiết bị cho một dự án, sản phẩm, dòng sản phẩm hoặc giai đoạn sản xuất. Kế hoạch xác định các yêu cầu cần thiết để hoàn thành một dự án hoặc giai đoạn sản xuất cùng với thông tin chiến lược về cách tốt nhất để mua hàng. Nó bao gồm các phân tích từ các quy trình mua hàng trước đó và dự báo nhu cầu, cũng như danh sách các nhà cung cấp tiềm năng và hiệu suất dự kiến ​​của họ, các cân nhắc về hợp đồng và phê duyệt, nghĩa vụ pháp lý, báo cáo trình tự công việc (SOW), đề nghị mời thầu (RFP), lịch mua hàng, thời gian cung cấp dự kiến, điều khoản đấu thầu, v.v.

Nếu được thực hiện đúng cách, kế hoạch mua hàng sẽ hỗ trợ giảm chi phí mua hàng tổng thể, đảm bảo chất lượng của nguyên vật liệu bên ngoài và giữ cho hoạt động sản xuất được trôi chảy. Vì quá trình mua hàng phụ thuộc nhiều vào các yêu cầu cụ thể, thị trường, quy mô và hoạt động của một công ty, nên các công ty khác nhau có thể có các quy trình mua hàng rất khác nhau và không có một cách nào là hoàn toàn đúng để thực hiện. Tuy nhiên, có một số điều cơ bản cơ bản cần được đưa vào khi lập kế hoạch.

Lập kế hoạch mua hàng là gì?

Lập kế hoạch mua hàng là quá trình xác định các yêu cầu vật chất để sản xuất hàng hóa trong một khoảng thời gian nhất định cũng như các phương tiện để tìm nguồn cung ứng hàng hóa. Đây là một quy trình kinh doanh chiến lược nhằm thu thập và hợp nhất thông tin quan trọng trong kinh doanh về tất cả các giao dịch mua được yêu cầu từ các nhà cung cấp bên ngoài, bao gồm khả năng ứng dụng của nhà cung cấp, chi phí và chất lượng của nguyên vật liệu, lịch trình cung cấp và thanh toán, uy tín, hợp đồng, v.v. Lập kế hoạch mua hàng đảm bảo rằng việc mua hàng được được thực hiện một cách kịp thời và có tổ chức.

Việc mua hàng có thể đơn giản hoặc phức tạp hơn tùy thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của chuỗi cung ứng và quy trình sản xuất sản phẩm. Đối với các dự án nhỏ hơn hoặc đơn giản, nó có thể không đòi hỏi nhiều kế hoạch và có thể được giao cho người quản lý dự án. Đối với các hoạt động sản xuất phức tạp hơn – nơi sản phẩm được sản xuất từ ​​nhiều loại nguyên liệu ngoài và có định tuyến sản xuất phức tạp, thường sẽ gồm nhiều bộ phận liên quan đến việc lập kế hoạch chi tiết và ra quyết định cấp điều hành, do giám đốc thu mua đứng đầu.

Giám đốc mua hàng được giao nhiệm vụ điều phối quá trình mua hàng cho một dự án hoặc toàn bộ hoạt động sản xuất. Trách nhiệm mua hàng có thể được phân chia giữa các bộ phận hoặc tạo thành một bộ phận riêng biệt của doanh nghiệp. Trong cả hai trường hợp, vì nó dựa vào ngân sách sản xuất của một công ty và chịu trách nhiệm về tất cả các nguyên vật liệu thuê ngoài, lập kế hoạch mua hàng ngụ ý sự phối hợp chặt chẽ giữa bán hàng, sản xuất, kế toán và quản lý. Mặc dù về mặt kỹ thuật, có thể xử lý hầu hết các quy trình liên quan đến mua hàng bằng giấy tờ thông thường, tuy nhiên hiện nay các hoạt động sản xuất hiện đại dựa vào hệ thống ERP với phần mềm mua hàng chuyên dụng giúp đơn giản hóa, hợp lý hóa và tự động hóa các phần lớn của quy trình mua hàng.

Cách lập kế hoạch mua hàng trong 9 bước

1. Bước 1 – Giải thích quy trình : Phần sơ bộ này của tài liệu cần xác định rõ các bước cần thiết để có được sản phẩm hoặc dịch vụ từ nhà cung cấp, cùng với các lưu ý về cách quản lý quy trình.
2. Bước 2 – Xác định các vai trò : Tiếp theo, các thành viên của nhóm mua hàng chịu trách nhiệm quản lý và thực hiện kế hoạch quản lý mua hàng cần được liệt kê cùng với vai trò cụ thể của họ. Điều này có thể bao gồm các nhà quản lý dự án quản lý việc thực hiện kế hoạch kịp thời, giám đốc điều hành cung cấp tư vấn theo hợp đồng, luật sư cung cấp thông tin pháp lý, các bên liên quan tham gia vào dự án, v.v.
3. Bước 3 – Chỉ định yêu cầu mặt hàng : Kế hoạch cần bao gồm tất cả các mặt hàng cần thiết có thể mua được cho dự án cùng với các lý do để tìm nguồn cung ứng bên ngoài. Điều này bao gồm cả nguyên liệu và thành phần, cũng như các công cụ, thiết bị, giấy phép, v.v. Điều quan trọng là phải bao gồm tất cả thông tin cụ thể của dự án về từng hạng mục cũng như mô tả chi tiết của chúng như thông số kỹ thuật, số bộ phận, số lượng, ngày hết hạn , v.v … Các bên liên quan và giám đốc điều hành cần được tham vấn và phối hợp với các nhà quản lý sản xuất trong giai đoạn này. Thông tin về chi phí ước tính và sự phù hợp với các tiêu chuẩn của tổ chức cũng cần được xem xét.
4. Bước 4 – Xác định tiến trình mua hàng : Để đảm bảo dự án được thực hiện đúng thời hạn, tránh tình trạng ngừng trệ và rút ngắn thời gian thực hiện, tiến trình mua hàng cần phải phù hợp với tiến độ tổng thể của dự án. Lịch trình mua hàng nên liệt kê các ngày chính cho các quy trình quan trọng của dự án, ngày “cần thiết” cho tất cả các mặt hàng có thể mua hàng cùng với thời gian giao hàng theo kế hoạch, v.v. Lịch trình mua hàng được nghiên cứu kỹ có thể giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và tiền bạc bằng cách lập kế hoạch giao nhận hàng đúng hạn và tận dụng tốt hơn hệ thống chuỗi cung ứng.
5. Bước 5 – Lựa chọn nhà cung cấp và xác định các tiêu chí quyết định : Tất cả các nhà cung cấp hiện hành cùng với các phân tích về hoạt động của họ phải được liệt kê trong kế hoạch mua hàng. Các nhà cung cấp đủ điều kiện có thể được xác định dựa trên lịch sử mua hàng và những nhà cung cấp mới được xác định thông qua nghiên cứu thị trường và phối hợp với đại diện của nhà cung cấp. Giá cả của từng nhà cung cấp, tính sẵn có của hàng hóa, thời gian giao hàng dự kiến, v.v., tất cả đều phải được xác định để hỗ trợ việc lựa chọn nhà cung cấp. Quy trình ra quyết định về cách phân biệt và lựa chọn nhà cung cấp cũng cần được xác định. Trong trường hợp có quy trình đấu thầu, các thỏa thuận được soạn thảo để xác định các điều khoản đấu thầu và đề xuất mời thầu chi tiết các nhu cầu của dự án được ban hành mà các nhà cung cấp sau đó có thể đáp ứng.
6. Bước 6 – Quản lý nhà cung cấp và trách nhiệm giải trình : Các chiến lược và quy trình được đưa ra để quản lý hoạt động của các nhà cung cấp đã chọn. Hợp đồng được soạn thảo, phê duyệt và ký kết. Các nghĩa vụ và chi tiết cụ thể theo hợp đồng cũng được xác định để đảm bảo các nhà cung cấp thực hiện đúng các khía cạnh của thỏa thuận. Điều này có thể bao gồm các chi tiết cụ thể về xử lý hóa đơn, báo cáo trạng thái, bảo hành, quy trình đổi trả hàng, v.v.
7. Bước 7 – Nhận diện và quản lý rủi ro : Bất kỳ hoạt động thuê ngoài nào cũng tạo ra những rủi ro mới đối với hoạt động sản xuất của công ty. Những điều này có thể bao gồm từ sự chậm trễ vận chuyển và sự khác biệt về chất lượng của các mặt hàng đã giao, đến các vấn đề tài chính do biến động thị trường đột ngột, v.v. Vấn đề quản lý rủi ro cũng cần được xác định. Chúng có thể bao gồm việc tạo các báo cáo trình tự công việc (SOW) chi tiết hơn để các nhà cung cấp phê duyệt trước, tìm các nhà thầu phụ thay thế trong trường hợp một nhà cung cấp được chọn bất ngờ gặp sự cố, v.v.
8. Bước 8 – Xác định các ràng buộc của dự án và giới hạn pháp lý : Các ràng buộc và hạn chế của dự án cần được xác định rõ ràng và chi tiết trong kế hoạch quản lý mua hàng. Bạn nên ghi nhớ những điều này trong suốt quá trình lập kế hoạch mua hàng và các giai đoạn khác nhau của nó. Chúng có thể bao gồm những thứ như giới hạn ngân sách, nghĩa vụ pháp lý, các cam kết và tiêu chuẩn, v.v.
9. Bước 9 : Xem xét và phê duyệt : Kế hoạch quản lý mua hàng phải bao gồm thông tin về các số liệu được sử dụng để xem xét và phê duyệt các tài liệu mua hàng cũng như các phương pháp và lý do để thực hiện các điều chỉnh khi giai đoạn mua hàng bắt đầu.

Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch mua hàng

Lập kế hoạch mua hàng hiệu quả có thể làm tăng đáng kể hiệu quả của toàn bộ hoạt động sản xuất. Vì nó chịu trách nhiệm về dòng chảy ổn định của tất cả các nguyên liệu thô, thiết bị thuê ngoài và các yêu cầu khác của dự án, nó có thể tạo ra sự khác biệt giữa sự gián đoạn liên tục với hoạt động sản xuất trơn tru và hợp lý. Lập kế hoạch mua hàng không chỉ quan trọng để đáp ứng nhu cầu của dự án mà còn để cải thiện các quy trình làm việc nội bộ.

Một quy trình mua hàng được lập kế hoạch tốt có thể mang lại nhiều lợi ích khác nhau, bao gồm:

1. Cắt giảm chi phí : Một quy trình mua hàng được lập kế hoạch tốt cung cấp cái nhìn sâu hơn về chuỗi cung ứng. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn về các nhà cung cấp cũng như sự khác biệt về giá nguyên vật liệu, các lựa chọn giao hàng, v.v. Ngoài ra, các yêu cầu tương tự có thể được cân nhắc để quản lý các đơn đặt hàng số lượng lớn cho nhiều dự án, tiết kiệm tối đa chi phí.
2. Cải tiến quy trình sản xuất : Với việc mua hàng có kế hoạch chiến lược, các mặt hàng yêu cầu sẽ đến đúng thời gian và đúng số lượng. Điều này giúp quá trình sản xuất luôn trôi chảy, rút ​​ngắn thời gian chờ và tránh tắc nghẽn. Nó cũng làm giảm hàng tồn kho và phí lưu kho.
3. Quản lý rủi ro : Các kỹ thuật quản lý rủi ro trong mua hàng như thỏa thuận nhà cung cấp thay thế hoặc thiết lập các tùy chọn giao hàng dự phòng có nghĩa là giảm nguy cơ giao hàng chậm trễ, chất lượng dưới mức của nguyên vật liệu và các vấn đề khác của chuỗi cung ứng. Cái nhìn sâu sắc hơn về sự tuân thủ và các tiêu chuẩn ngành cũng giúp giảm thiểu rủi ro của bất kỳ vấn đề pháp lý nào.
4. Tăng tính minh bạch và khả năng dự đoán : Lập kế hoạch mua hàng cho phép có cái nhìn tổng quan hơn về hiệu quả hoạt động của dự án bằng cách so sánh các hoạt động và tiến trình trong thực tế với các hoạt động đã được lên kế hoạch. Điều này sẽ khiến việc ra quyết định và kiểm soát dự án tốt hơn.

Lập kế hoạch mua hàng với phần mềm ERP

Giống như hầu hết các lĩnh vực kinh doanh khác, lập kế hoạch mua hàng có thể được thực hiện dễ dàng hơn nhiều với sự trợ giúp của phần mềm được chỉ định. Mặc dù Excel có thể là một sự hỗ trợ tuyệt vời ở giai đoạn đầu của hoạt động kinh doanh, nhưng các công ty đang muốn phát triển mạnh thì nên xem xét triển khai phần mềm ERP sẽ hoạt động như một nền tảng trung tâm để quản lý mọi khía cạnh của doanh nghiệp. Tính linh hoạt của các hệ thống dựa trên điện toán đám mây hiện đại đảm bảo rằng phần mềm vẫn có giá cả phải chăng cho cả doanh nghiệp nhỏ nhất nhưng có thể mở rộng quy mô khi doanh nghiệp phát triển về năng lực.

Về chức năng lập kế hoạch mua hàng, một hệ thống ERP phù hợp cần hỗ trợ những điều sau:

1. Quản lý các nhà cung cấp, bao gồm cả việc theo dõi các KPI liên quan đến nhà cung cấp.
2. Tạo đơn hàng mua và theo dõi đơn đặt hàng.
3. Lập kế hoạch yêu cầu nguyên vật liệu và dự báo mua hàng để xác định những gì cần thiết và khi nào cần thiết.
4. Quản lý hàng tồn kho, bao gồm theo dõi nguyên liệu, thành phần, WIP và thành phẩm, thông báo khi mức tồn kho thấp.
5. Thống kê liên quan đến vật liệu và thành phần được mua hàng để đưa ra quyết định tốt hơn.

Ngoài ra, hệ thống ERP phải bao gồm các chức năng bán hàng, lập kế hoạch sản xuất và lập lịch trình cũng như các chức năng kế toán.

Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu cần một phần mềm như vậy hãy liên hệ ngay đến MekongSoft qua số Hotline 09.4444.3558 để được tư vấn mô hình và giải pháp phần mềm phù hợp.