Xin xác nhận sơ yếu lý lịch ở đâu? Nhờ đi công chứng được không?

Hiện nay, thủ tục công chứng, tư pháp – hộ tịch là một trong các thủ tục hành chính được người dân sử dụng. Đây là lĩnh vực mà bất kỳ cá nhân hay tổ chức nào khi tiến hành các công việc liên quan đến đất đai, chứng thực, chuyển nhượng, khiếu nại…đều phải đến cơ quan có thẩm quyền để tiến hành xin xác nhận, hoặc yêu cầu được giải quyết. Và chứng thực sơ yếu lý lịch là thành phần không thể thiếu trong hồ sơ xin việc hoặc các công việc khác có liên quan. Vậy, xin xác nhận sơ yếu lý lịch ở đâu? Nhờ người khác công chứng sơ yếu lý lịch được không?

Luật sư tư vấn luật về xác nhận sơ yếu lý lịch cá nhân: 1900.6568

Căn cứ pháp lý:

• Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;
• Nghị định 110/2013/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp, hành chính tư pháp, hôn nhân và gia đình, thi hành án dân sự, phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã,

1. Xác nhận sơ yếu lý lịch ở đâu?

Căn cứ theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì xác nhận sơ yếu lý lịch là thủ tục chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân trong hồ sơ sơ yếu lý lịch.

Chứng thực chữ ký theo quy định được hiểu đây là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

• Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực

Thứ nhất, Phòng tư pháp

Theo đó, hiện nay theo quy định mới nhất thì thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực sẽ do Phòng tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Phòng Tư pháp) có thẩm quyền và trách nhiệm:

• Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;
• Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;
• Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;
• Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
• Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản.

Người có thẩm quyền thực hiện ký xác nhận là Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp thực hiện chứng thực các việc quy định tại Khoản này, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp.

Thứ hai, Ủy ban nhân dân

Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực tại Ủy ban nhân dân được quy định như sau:

• Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
• Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;
• Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
• Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;
• Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;
• Chứng thực di chúc;
• Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;
• Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di .

Người có thẩm quyền ký xác nhận trong văn bản chứng thực là Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.

Thứ ba, Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi chung là Cơ quan đại diện)

Các cơ quan trên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận; Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản; Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;

Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.

Thứ tư, Công chứng viên

Theo quy định Công chứng viên có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận; Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;

Và thực hiện trách nhiệm ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng (sau đây gọi chung là tổ chức hành nghề công chứng).

Lưu ý: Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc quy định ở trên không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.

Như vậy, đối với việc xin xác nhận sơ yếu lý lịch được tiến hành theo các quy định trên. Cá nhân có thể đến một trong các cơ quan có thẩm quyền chứng thực để thực hiện chứng thực mà không cần phải chứng thực tại nơi cư trú. Đây chính là quy định rất hiệu quả đối với các cá nhân, tổ chức có nhu cầu nhưng không có mặt tại nơi cư trú thì có thể ra bất kì cơ quan chứng thực nào tại nơi đang làm việc hoặc học tập để thực hiện việc chứng thực. Quy định này đã phần nào góp phần hạn chế được việc mất thời gian và thủ tục hành chính rườm rạ hiện nay.

2. Trình tự, thủ tục chứng thực chữ ký:

Thứ nhất, người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây khi có yêu cầu chứng thực:

• Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;
• Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.

Thứ hai, trách nhiệm của bộ phận tiếp nhận hồ sơ:

Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp quy định thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt và thực hiện chứng thực như sau:

• Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;
• Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện theo quy định thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.

Lưu ý: Đối với thủ tục chứng thực chữ ký quy định trên cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:

• Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;
• Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;
• Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật;
• Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.

3. Các trường hợp không được chứng thực chữ ký:

• Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
• Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.
• Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
• Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.

4. Nhờ người khác công chứng sơ yếu lý lịch có được không?

Thủ tục chứng chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền được thực hiện khá nhanh, tuy nhiên không phải ai cũng có thời gian để trực tiếp thực hiện việc công chứng. Tuy nhiên, theo quy định của pháp luật hiện hành thì trong trường hợp không thể tự mình đi công chứng sơ yếu lý lịch thì cũng không thể nhờ hay là ủy quyền cho cá nhân khác đi làm thay mình được. Đây được xem như là một nghĩa vụ và cũng đồng thời là một quyền đối với mỗi cá nhân, không một ai có thể thay thế được.

Bản chất của việc chứng thực sơ yếu lý lịch là chứng thực chữ ký trong giấy tờ là chữ ký của người yêu cầu chứng thực cứ không phải chứng thực nội dung. Vì vậy, người yêu cầu phải trực tiếp thực hiện thủ tục để cơ qua có thẩm xác nhận chữ ký.

5. Mức xử phạt đối với hành vi chứng thực chữ ký sai với quy định:

Căn cứ theo điểm d, Khoản 29, Điều 1 của Nghị định 67/2015/NĐ-CP sửa đổi Khoản 3, Điều 24 của Nghị định 110/2013/NĐ-CP quy định như sau:

“3. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

a) Làm giả giấy tờ để làm thủ tục yêu cầu chứng thực;

b) Làm giả bản sao có chứng thực.

c) Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký mà không ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu theo đúng quy định; không ghi lời chứng vào trang cuối của bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên; không đóng dấu giáp lai đối với bản sao, giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực đã ký có từ 02 (hai) tờ trở lên;

d) Chứng thực chữ ký trong trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký trước mặt người thực hiện chứng thực;

…”

Theo đó, hiện nay một số cơ quan nhà nước vẫn “cố tình” chấp thuận việc người thân đi chứng thực sơ yếu lý lịch thay cho nhau. Hành vi này có thể bị xử phạt hành chính theo quy định. Cụ thể mức xử phạt từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng.