Decision Making là gì? Các kỹ thuật ra quyết định nhóm hiệu quả

Các kỹ thuật ra quyết định (Decision-making techniques) được một nhóm sử dụng để đưa ra quyết định. Kỹ thuật ra quyết định là một quá trình đánh giá có thể có nhiều lựa chọn thay thế và có thể dẫn đến nhiều kết quả. Sau khi tất cả các lựa chọn thay thế và kết quả đã được thảo luận, nhóm bỏ phiếu để đi đến quyết định của nhóm. Phần sau mô tả các phương pháp biểu quyết khác nhau có thể được sử dụng.

Unanimity (Nhất trí toàn thể)

Được mọi người trong nhóm đồng ý toàn thể về một quá trình hành động. 100% thành viên nhóm đồng thuận là một quá trình có thể tốn rất nhiều thời gian, và đôi khi có thể không bao giờ đạt được sự đồng thuận toàn thể này.

Kỹ thuật Delphi

Kỹ thuật Delphi là một kỹ thuật thuộc loại “Unanimity” và sẽ đạt được 100% đồng thuận một cách ẨN DANH (anonymous). Khi team bỏ phiếu nhằm mục tiêu đạt được sự nhất trí toàn thể (đồng thuận 100%) thì có hiệu ứng/xu hướng tâm lý bị tác động bởi ý kiến của người khác. Có nhiều loại khuynh hướng (bias) như:

1. HIPPO (Highest Paid Person Opinion): Các thành viên bị tác động bởi ý kiến của người được trả lương cao nhất (thường là sếp lớn nhất trong buổi họp) trong khi chưa chắc ý kiến của sếp lớn đã chính xác. Các thành viên ngại thể hiện quan điểm khác với quan điểm của sếp lớn.
2. Groupthink: Mọi người đưa ra quyết định để duy trì sự hòa hợp của nhóm hơn là bày tỏ ý kiến trung thực của họ.
3. Bandwagon: Mọi người có xu hướng bỏ phiếu sao cho ý kiến của mình nằm trong nhóm đa số để khỏi bị “lẻ loi”

Do đó kỹ thuật Delphi áp dụng cách bỏ phiếu ẩn danh (anonymous) giúp khắc phục 3 loại khuynh hướng tâm lý này.

Cách triển khai kỹ thuật Delphi:

• Chuẩn bị: Cần có 1 facilitator để quản lý điều phối buổi họp. Cần có mục tiêu cuộc họp, lịch trình cuộc họp và các chuẩn bị đầy đủ. Xem bài viết chi tiết về Brainstorming
• Bước 1. Mỗi thành viên tự viết các ý kiến của mình ra 1 tờ giấy. Đây là brainstorm cá nhân và không bị tác động bởi bất kỳ ai.
• Bước 2. Facilitator tổng hợp ý kiến của tất cả mọi thành viên. Lúc này không một thành viên nào biết 1 ý kiến bất kỳ là của ai (ngoại trừ ý kiến của mình) do đó mọi thành viên sẽ không bị tác động bởi ý kiến của người khác.
• Bước 3. Facilitator gửi danh sách tổng hợp toàn bộ ý kiến đó cho tất cả các thành viên. Nếu một thành viên nào đồng thuận với một ý kiến nào đó thì chọn, không đồng thuận với ý kiến nào đó thì gạch loại bỏ, đồng thời có thể bổ sung thêm ý kiến. Khi có ít nhất một thành viên không đồng thuận với ý kiến AAA thì ý kiến AAA sẽ bị loại bỏ.
• Bước 4. Facilitator tổng hợp ý kiến của tất cả mọi thành viên ở bước 3.
• Bước 5. Tiếp tục lặp lại bước 3-4 ở trên cho đến lúc nào đạt được 100% đồng thuận cho danh sách toàn bộ các ý kiến thì khi đó đạt được kết quả.

Thuận lợi và bất lợi của kỹ thuật Delphi:

• Điểm thuận lợi của Delphi: Đạt được đồng thuận 100%. Không bị tác động bởi ý kiến của bất kỳ cá nhân nào.
• Điểm bất lợi của Delphi: Tốn rất nhiều thời gian để đạt được sự đồng thuận 100%, thậm chí không đạt được sự đồng thuận.

Một số kỹ thuật phổ biến để đạt được sự đồng thuận toàn thể bao gồm:

• Fist of Five Technique (Kỹ thuật Nắm đấm của Năm)
• Roman Voting (Bỏ phiếu La Mã)
• Polling (Thăm dò ý kiến)
• Dot Voting (Chấm phiếu)

Từ khóa cần lưu ý đối với kỹ thuật này là Unanimity, Consensus, 100%, Delphi.

Majority (Đa số quá bán)

Đa số đại diện cho hơn 50% ý tưởng của nhóm. Đây là một phương pháp tốt để sử dụng với các nhóm lớn, nhưng nó có thể khó khăn với các nhóm cực lớn với nhiều quan điểm khác nhau về một chủ đề. Nhóm với số lượng người tham gia là số lẻ có thể đảm bảo rằng sẽ đạt được quyết định nhóm bằng kỹ thuật này, thay vì là nhóm chẵn thì có thể dẫn đến tình huống hòa.

Từ khóa cần lưu ý đối với kỹ thuật này là > 50%

Plurality (Đa số lớn nhất)

Các quyết định được thực hiện bởi khối lớn nhất trong nhóm, ngay cả khi không đạt được đa số quá bán. Phương pháp này thường được sử dụng khi số lượng lựa chọn được đề cử nhiều hơn hai.

Từ khóa cần lưu ý đối với kỹ thuật này là Max group/block

Autocratic (Chuyên quyền)

Khi sử dụng phương pháp này thì một người đưa ra quyết định cho cả nhóm. Thông thường người này là người có quyền lực cao nhất trong buổi họp. Trong hầu hết các trường hợp, người này sẽ xem xét các ý tưởng và quyết định của nhóm, sau đó sẽ đưa ra quyết định của mình dựa trên quyết định tốt nhất.

Từ khóa cần lưu ý đối với kỹ thuật này là Autocratic, Dictatorship, 1

Multicriteria decision analysis (Phân tích quyết định đa tiêu chí)

Đây là kỹ thuật sử dụng ma trận quyết định để cung cấp một cách tiếp cận phân tích có hệ thống để thiết lập các tiêu chí, chẳng hạn như mức độ rủi ro, sự không chắc chắn và định giá, để đánh giá và xếp hạng nhiều ý tưởng. Thông thường các tiêu chí sẽ được đánh trọng số (vì mức độ quan trọng của các tiêu chí thường không giống nhau). Sau đó từng phương án sẽ được đánh giá và cho điểm trên từng tiêu chí, sau đó tổng điểm của mỗi phương án sẽ được tính. Cuối cùng là so sánh tổng điểm của các phương án với nhau để có thể chọn lựa phương án tốt nhất.

Từ khóa cần lưu ý đối với kỹ thuật này là Multicriteria

Xem thêm

MỌI KIẾN THỨC VỀ PMP

Quản lý dự án (Project Management)

Các bên liên quan trong dự án

Quản lý xung đột