Phương pháp thu thập tài liệu là gì? Nội dung, Ưu và nhược điểm

Một trong những bước là nền tảng và là một phần vô cùng quan trọng, làm nền tảng cho việc nghiên cứu và phân tích diễn ra thuận lợi của một quá trình nghiên cứu thông thường, thì việc các chủ thể thực hiện các hoạt động, tổ chức việc thu thập dự liệu, thu thập tài liệu là không thể thiếu. Tuy rằng những hoạt động này tiêu tốn mất nhiều thời gian và tiền của những thiếu thì lại không được bởi vì hoạt động này được biết đến là một phần rất quan trọng trong quá trình nghiên cứu và phân tích diễn ra thuận lợi. Và hoạt động này được gọi chung là phương pháp thu thập tài liệu.

1. Phương pháp thu thập tài liệu là gì?

Trong tiếng nah thì phương pháp thu thập tài liệu được biết đến vơi steen gọi đó chính là: Method of document collection.

Phương pháp thu thập tài liệu được xác định ở đây đó chính là phương pháp sử dụng nhằm có được hệ thống số liệu, tình hình thực tế sử dụng cho việc phân tích đánh giá thực trạng phát triển kinh tế – xã hội. Phương pháp thu thập tài liệu là một trong những phương pháp được sử dụng để đánh giá thực hiện kế hoạch kì gốc X trong quy trình kĩ thuật lập kế hoạch phát triển kinh tế – xã hội.

Nhờ thu chứng từ là một hình thức tài trợ thương mại trong đó nhà xuất khẩu được nhà nhập khẩu thanh toán tiền hàng sau khi ngân hàng hai bên trao đổi các chứng từ cần thiết. Ngân hàng của người xuất khẩu thu tiền từ ngân hàng của người nhập khẩu để đổi lấy chứng từ giải phóng quyền sở hữu cho hàng hóa được vận chuyển, thường là sau khi hàng hóa đến địa điểm của người nhập khẩu.

Nhờ thu chứng từ là phương thức tài trợ thương mại, trong đó ngân hàng của người xuất khẩu chuyển chứng từ cho ngân hàng của người nhập khẩu và thu tiền thanh toán cho hàng hóa được vận chuyển. Việc thu thập chứng từ ít phổ biến hơn so với thanh toán trước bằng tiền mặt và các điều khoản mở tài khoản, đặc biệt là ở các quốc gia có yếu tố thực thi hợp đồng. Chứng từ chống lại việc thanh toán yêu cầu người nhập khẩu trả ngay số tiền hối phiếu. Các tài liệu chống lại việc chấp nhận yêu cầu thanh toán trước một ngày xác định.

Sở dĩ gọi là nhờ thu chứng từ vì người xuất khẩu nhận được thanh toán từ người nhập khẩu để đổi lấy chứng từ vận chuyển. Cần có chứng từ vận chuyển để người mua thông quan hàng hóa và nhận hàng. Chúng bao gồm một hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận bảo hiểm và danh sách đóng gói. Chứng từ quan trọng trong bộ sưu tập chứng từ là hối phiếu hoặc hối phiếu, là một yêu cầu thanh toán chính thức từ nhà xuất khẩu sang nhà nhập khẩu.

Nhờ thu chứng từ ít phổ biến hơn so với các hình thức tài trợ thương mại khác, chẳng hạn như thư tín dụng và thanh toán trước. Nó ít tốn kém hơn so với một số phương pháp nhưng cũng có phần rủi ro hơn, do đó thường chỉ giới hạn trong các giao dịch giữa các bên đã phát triển lòng tin hoặc ở các quốc gia có hệ thống pháp luật và thực thi hợp đồng mạnh mẽ. Hối phiếu trả ngay giúp giảm rủi ro cho người xuất khẩu vì ngân hàng của người mua sẽ không phát hành bộ chứng từ nếu không có khoản thanh toán từ người mua, nhưng không ngân hàng của bên nào chịu bất kỳ trách nhiệm tài chính nào trong giao dịch nhờ thu chứng từ.

2. Nội dung của phương pháp thu thập tài liệu:

Nội dung của phương pháp thu thập tài liệu này bao gồm:

– Thư nhất, đó là việc thu thập các tài liệu thứ cấp

Trong thực tế có thể phần lớn các nội dung cần phân tích về thực trạng thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế -xã hội đều có sắn trong các công bố của các cơ quan, tổ chức ở cả cấp trung ương và địa phương hay các nghiên cứu của các tổ chức quốc tế trên đị bàn.

Thông qua việc thu thập và tổng hợp tài liệu sẽ giúp chúng ta giảm thiêu được rất nhiều nội dung cần điều tra, bảo đảm rằng chúng ta không phải làm lại những cái mà trước đó đã làm rất tốt, rằng bạn sẽ không “phát minh lại chiếc bánh xe”.

Theo đó, trước khi bắt đầu phân tích tình hình, cần bảo đảm rằng tất cả các nghiên cứu quá khứ và hiện tại về phát triển kinh tế – xã hội của chủ thể xây dựng hoạch định đã được thu thập. Điều này giúp giảm thiểu được các chi phí về thời gian và tiền bạc cho việc điều tra các nội dung cần thiết.

– Thứ hai, việc thu thập các dữ liệu trực tiếp thông qua điều tra, khảo sát trong phương pháp thu thập tài liệu này được thực hiện với nội dung như sau:

Trong quá trình thực hiện hoạt động thu thập các dữ liệu thì để công tác điều tra, khảo sát được thực hiện có hiệu quả, cần xác định được các nhóm đối tượng trọng tâm cần nghiên cứu, từ đó xây dựng các phếu điều tra/bảng hỏi để tiến hành điều tra. Các nội dung và trình tự điều tra, khảo sát này cần thực hiện bao gồm:

+ Một là, một trong những nội dung không thể nào bỏ qua được đó chính là nội dung điều tra: đây là vấn đề quan trọng nhất quyết định sự thành công hay thất bại của mục tiêu thu thập dữ liệu đặt ra. Do vậy, trước khi xây dựng nội dung điều tra (các bảng hỏi), chúng ta cần làm rõ mục tiêu: điều tra lĩnh vực nào, đối tượng điều tra là ai (các doanh nghiệp, các hộ gia đình…).

+ Hai là, phạm vi qui mô, địa điểm điều tra khảo sat theo như phương pháp thu thập tài liệu quy định: tùy theo ngân sách dành cho điều tra và yêu cầu chọn mẫu, chúng ta cần dự kiến được phạm vi điều tra phù hợp, có tính đến tính đại diện (số lượng các huyện, xã, thôn cần tiến hành điều tra), từ đó xác định số lượng mẫu điều tra (bao nhiêu người, hộ, doanh nghiệp…) và địa điểm điều tra.

+ Ba là, phương pháp tổ chức điều tra, khảo sat: có nhiều phương pháp điều tra có thể được đề xuất để từ đó xác định phương pháp phù hợp.

Điều tra trực tiếp là phương pháp chủ yếu được thực hiện thông qua các biện pháp như hẹn và trực tiếp gặp đối tượng để phỏng vấn sâu về các vấn đề có liên quan đến phát triển kinh tế địa phương; gặp, phỏng vấn trực tiếp đối tượng theo nội dung chuẩn bị trước; hoặc phỏng vấn qua điện thoại theo các nội dung trong phiếu điều tra.

Điều tra gián tiếp có nhiều phương pháp khác nhau như gửi phiếu điều tra cho đối tượng cần điều tra qua thư và đề nghị họ chuyển lại qua thư theo địa chỉ yêu cầu; gửi phiếu điều tra cho đối tượng điều tra sau đó đôn đốc và quay trở lại nhận phiếu sau khi đã được hoàn thiện…

+ Bốn là, việc tiến hành hoạt động tổ chức điều tra, khảo sát theo như quy định: Cần có sự chuẩn bị chu đáo về lực lượng, thành phần tham gia quá trình điều tra, thời gian điều tra phù hợp. Tiến hành tập huấn cán bộ điều tra chủ yếu theo các nội dung trong phiếu điều tra và các vấn đề khác có thể phát sinh trong quá trình điều tra.

3. Ưu và nhược điểm của phương pháp thu thập tài liệu:

Ưu điểm:

– Việc áp dụng các phương pháp thu thập tài liệu này có một ưu điểm rất lớn cho việc hệ thống số liệu, tình hình thực tế sử dụng cho việc phân tích đánh giá thực trạng phát triển kinh tế – xã hội một cách chính xác nhât và toàn diện nhát

– Đồng thời thì việc sử dụng phương pháp thu thập tài liệu cũng được biết đến trong một thủ tục thu thập thứ phát hoặc là thu thập trực tiếp thông qua điều trs, khảo sát. Vậy, người xuất khẩu hoặc người bán cung cấp một thỏa thuận tín dụng cho người mua. Việc gia hạn tín dụng được thực hiện thông qua hối phiếu có thời hạn, có nghĩa là các tài liệu liên quan đến việc bán hàng hóa sẽ được chuyển cho người mua hoặc người nhập khẩu sau khi họ đã chấp nhận và ký vào hối phiếu thời hạn.

– Hối phiếu có thời hạn – một hối phiếu cho phép người mua thanh toán ở giai đoạn sau – ràng buộc về mặt pháp lý người mua phải thực hiện thanh toán vào một ngày xác định. Khi đến ngày quy định, ngân hàng thu tiền liên hệ với người mua để thanh toán. Khi thanh toán đã được thực hiện, ngân hàng của người mua – còn được gọi là ngân hàng thu – chuyển tiền cho ngân hàng của người xuất khẩu, sau đó sẽ chuyển tiền cho người xuất khẩu / người bán.

Nhược điểm

– Bộ sưu tập chứng từ không cung cấp cho người bán hoặc nhà xuất khẩu nhiều lựa chọn trong trường hợp người mua hoặc nhà nhập khẩu không thể đáp ứng nghĩa vụ thanh toán. Đó là lý do tại sao các bộ sưu tập tài liệu phải được sử dụng trong những điều kiện nhất định.

– Các điều kiện làm cho bộ sưu tập tài liệu trở nên lý tưởng bao gồm sự hiện diện của mối quan hệ lâu dài và được thiết lập giữa người bán và người mua, thời điểm mà quốc gia của người mua ổn định về kinh tế và chính trị, và trong các trường hợp khi thư tín dụng không được người mua chấp nhận.