15 tính năng Microsoft 365 rất thú vị, nếu không dùng thì quá phí!

Office 365 và Microsoft 365 đi kèm với một danh sách đầy đủ các công cụ để giúp bạn và đồng nghiệp làm việc hiệu quả hơn.

Có thể bạn đã dùng các ứng dụng Office như Word, Excel trong nhiều năm nên bạn rất dễ mắc phải những thói quen cũ khi chuyển qua dùng Office trong Microsoft 365, Và, bạn vô tình “lơ” đi nhiều tính năng nâng cao khác có trong gói.

Chà chà, bạn có thể đang thiếu các tính năng mới có thể cách mạng hóa cách bạn làm việc đấy!

Microsoft muốn các doanh nghiệp tăng năng suất với các sản phẩm của mình và họ tiếp tục đẩy sự hợp tác lên một cấp độ khác. Cho nên nếu không sử dụng thì quả là “phụ lòng” hãng rồi.

Cùng kiểm tra những tính năng thú vị này!

1 – Đồng tác giả trong thời gian thực (Word, Excel, PowerPoint)

Office và Microsoft 365 cho phép bạn cộng tác trực tuyến và xem lại các lịch sử chỉnh sửa, thay đổi của mọi thành viên với tính năng cộng tác theo thời gian thực trong Word, Excel. Lưu tệp của bạn vào OneDrive hoặc SharePoint để nhiều người khác có thể làm việc trên đó cùng bạn. Hoặc bạn cũng có thể chia sẻ tệp cho những người cộng tác nhất định để kiểm soát tài liệu tốt hơn.

Với tính năng này, một team có thể cùng làm việc trên một tệp nhưng vẫn biết thành viên nào đã chỉnh sửa hoặc xóa nội dung nào. Bạn và team của mình không phải gửi hàng loạt các bản sao tài liệu như trước nữa.

2 – Chat với đồng nghiệp trong ứng dụng Office

Bạn đã nghe nói về tích hợp ứng dụng Microsoft Teams trong Microsoft 365 chưa? Sử dụng các tính năng này của Teams để trò chuyện, chia sẻ màn hình và trò chuyện âm thanh hoặc gọi video với đồng nghiệp của bạn.

Thú vị là, bạn thậm chí không cần phải rời khỏi ứng dụng đang truy cập! Ngay cả khi bạn đóng ứng dụng, bạn có thể tiếp tục cuộc trò chuyện qua Teams trên máy tính để bàn hoặc điện thoại của mình và tiếp tục nói chuyện trong nhóm ngay cả khi đang làm việc khác.

Tính năng này đặc biệt hữu ích trong trường hợp làm việc từ xa, làm việc tại nhà. Bạn vẫn có thể theo dõi cuộc họp nhóm, tiến trình công việc trên màn hình điện thoại mà vẫn có thể làm việc trên máy tính cùng lúc.

>> Xem ngay: cách tạo email doanh nghiệp với Microsoft 365 chỉ trong 5 phút.

3 – Chèn liên kết đến các tệp được lưu trữ thay vì phải gửi toàn bộ tệp cho đồng nghiệp

Hãy quên các tệp đính kèm email đi, chưa kể với dung lượng đính kèm giới hạn 25MB, bạn có thể chẳng… đính kèm được gì. Hãy chia sẻ tài liệu bằng liên kết đến các nhóm hoặc người liên quan.

Hãy tải tệp của bạn lên bộ nhớ đám mây của Office và Microsoft 365. Viết email bằng Outlook (hoặc Outlook Web App). Thay vì đính kèm tệp, hãy chèn liên kết đến tệp trên đám mây của bạn vào. Outlook sẽ tự động cấp quyền chỉnh sửa cho những người bạn đang gửi email. Bạn có thể thay đổi quyền bất cứ lúc nào bạn muốn.

4 – Chuyển các mục OneNote thành các sự kiện lịch trên Outlook

Với OneNote, bạn có thể chuyển các ghi chú thành các nhiệm vụ (Task) cần xử lý đi kèm với lời nhắc và thời gian cần hoàn thành nhiệm vụ. Bằng cách này, bạn chẳng sợ bỏ lỡ bất kỳ nhiệm vụ nào hoặc không kiểm soát được những nhiệm vụ nào đã hoàn thành, nhiệm vụ nào sắp đến hạn cần thực trước.

5 – Sử dụng chuột của bạn như một con trỏ laser để trình bày PowerPoint

Sử dụng phím tắt đơn giản (Ctrl + P) để biến chuột thành con trỏ laser trong bản trình bày PowerPoint của bạn.

Bạn cũng có thể sử dụng các lệnh Presenter Mode. Tính năng này đã là một phần của PowerPoint trong nhiều năm, nhưng gần đây mới được tích hợp cho các thiết bị màn hình cảm ứng. Nếu bạn giữ ngón tay hoặc bút cảm ứng trên thiết bị, con trỏ laser giả nút màu đỏ sẽ xuất hiện.

6 – Power Map trong Excel: Chuyển dữ liệu thành bản đồ

Power Map là một phần của các tính năng trực quan hóa dữ liệu mạnh mẽ và tương tác trong Excel, được cải tiến với Power BI, giải pháp để phân tích, trực quan hóa và chia sẻ thông tin chi tiết về dữ liệu.

Bạn có thể biến các hàng dữ liệu thành bản đồ tương tác 3D với Power Map, bao gồm khả năng lọc dữ liệu bằng ba bộ lọc khác nhau: List (Danh sách), Range (Phạm vi), hoặc Advanced (Nâng cao).

7 – Chỉnh sửa và chuyển đổi sang PDF dễ dàng

Việc chuyển từ file Word, Excel, PowerPoint sang file PDF với Office và Microsoft 365 đã dễ dàng hơn nhờ tích hợp tính năng Save as PDF.

Ngoài ra, nếu bạn muốn chỉnh sửa file PDF thì chuyển nó thành word mà không lo các vấn đề về định dạng bị thay đổi như trước đây.

8 – Resume Reading giúp bạn đọc tiếp các nội dung dang dở trong Word

Tính năng Resume Reading trong Word cho phép bạn đọc tiếp tục nơi bạn đã dừng lại, ngay cả trên các thiết bị khác nhau! Word tự động đánh dấu trang cuối cùng bạn đã đọc.

Để sử dụng Resume Reading, bạn phải mở tài liệu được lưu trên đám mây. Để sử dụng tính năng này, hãy làm theo các bước đơn giản sau:

• Mở tài liệu được lưu trữ trên đám mây
• Bạn sẽ nhận thấy biểu tượng dấu trang ở bên phải
• Cuộn qua nó và bạn sẽ thấy tùy chọn để tiếp tục nơi bạn đã dừng lại
• Nhấp vào liên kết và Word sẽ đưa bạn đến vị trí con trỏ của bạn khi bạn đóng tài liệu lần cuối

9 – 50GB bộ nhớ email

Mỗi người dùng sẽ nhận được 50GB dung lượng lưu trữ vớ Exchange Online cho email, calendar, task, note, contact và tệp đính kèm.

Bạn có thể tiết kiệm thêm dung lượng trong hộp thư của mình bằng cách sử dụng bộ lưu trữ đám mây OneDrive để chia sẻ tệp đính kèm.

Nói đến dung lượng lưu trữ thì Drive trong Google Workspace dành cho doanh nghiệp có thể ngang tầm với Microsoft 365.

10 – Truy xuất phiên bản phù hợp của tài liệu

Nếu không chắc, tài liệu đang xem có phải là bản hoàn thiện hay không, vào phần lịch sử để biết được các thay đổi, ai là người thay đổi, đã chỉnh sửa những gì… nhờ tính năng đồng tác giả của Office và Microsoft 365. Bạn cũng có thể hoàn nguyên về phiên bản mà bạn cho là hợp lý hơn.

Lưu ý, tính năng này chỉ khả dụng khi bạn sử dụng Office Online (Office trên web). Office tải về máy tính không có tính năng này. Nghĩa là bạn không thể khôi phục bản sao đã bị xóa của Excel, Word hay PowerPoint.

11 – Trả lời email mà không cần mở nó

Bật Reading Pane – tính năng đọc trước trong Outlook để trả lời email mà không cần mở nó.

Reading Pane sẽ cho phép bạn xem trước nội dung email, nhấn Trả lời và gửi phản hồi của bạn trong cùng một cửa sổ Outlook chính. Kết hợp tính năng này với Conversations View – Chế độ xem cuộc hội thoại để trả lời email nhanh hơn. Bạn sẽ không phải mở các cửa sổ khác nhau cho mỗi tin nhắn.

12 – Làm việc ngoại tuyến và tải lên các thay đổi sau đó

Bộ nhớ OneDrive của bạn được đồng bộ hóa với thiết bị của bạn, vì vậy bạn có thể chọn làm việc ngoại tuyến trên các tệp. Ngay sau khi bạn kết nối lại với Internet, các phiên bản mới sẽ tự động được tải lên bộ nhớ. Phiên bản mới cũng sẽ được gửi đến bất kỳ thiết bị được kết nối nào khác.

Việc đồng bộ làm việc offline và online và giúp bạn linh hoạt hơn, không phụ thuộc vào mạng internet trong một số trường hợp.

13 – Làm việc mọi nơi từ mọi thiết bị

Bạn sẽ nhận được Office Web Apps khi đăng ký Office hoặc Microsoft 365, vì vậy bạn có thể làm việc trên các tệp đám mây của mình từ bất kỳ trình duyệt Web cập nhật nào trên máy tính được kết nối Internet. Bạn không cần phải cài đặt phần mềm Office trên máy tính.

Bạn cũng có quyền truy cập vào Ứng dụng Office dành cho thiết bị di động để có thể sử dụng Word, Excel, PowerPoint, Outlook và OneDrive (tùy gói) trực tiếp từ điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của mình khi đang di chuyển. Tải xuống chúng từ cửa hàng thiết bị Android hoặc iOS của bạn.

14 – Microsoft Planner giúp lập kế hoạch làm việc nhóm dễ dàng

Microsoft Planner sẽ giúp bạn và nhóm của mình lập kế hoạch quy trình làm việc và tổ chức cộng tác thông minh hơn. Sử dụng công cụ quản lý dự án này để tạo kế hoạch, sắp xếp và phân công nhiệm vụ, chia sẻ tệp, đặt ngày đến hạn và cung cấp cập nhật trạng thái. Tất cả công việc này được thực hiện thông qua thông báo email và trang tổng quan trực quan.

15 – Hộp thư đến email thông minh có thể tự xử lý để ngăn nắp hơn

Tính năng Clutter của Microsoft sẽ sử dụng các quy tắc hộp thư của bạn để tự động sắp xếp email, giữ cho các email có mức độ ưu tiên cao được hiển thị trước tiên. Email khác sẽ được chuyển vào thư mục Clutter để bạn có thể xem sau.

Kết

Trong 15 tính năng thú vị này của Microsoft 365 và Office chắc hẳn bạn đã sử dụng một vài thứ. Ngay bây giờ, hãy thử sử dụng ngay những tính năng còn lại để giúp công việc trơn tru và nhanh hơn nào!

Chúc bạn thành công.