HỆ THỐNG THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ LÀ GÌ? SỐ HÓA TÀI LIỆU TRONG

Nếu như bạn đang phải làm việc cùng một đống tài liệu, sách giấy thì việc nghĩ đến thư viện điện tử là điều không nên bỏ qua. Bạn đã bao giờ nghe thấy khái niệm về thư viện điện tử và vai trò của số hóa tài liệu trong thư viện điện tử chưa? Hãy cùng tìm hiểu thêm khái niệm qua bài viết dưới đây nhé!

Cùng với nhu cầu phát triển của nhiều doanh nghiệp, tổ chức, theo đó là sự gia tăng không ngừng về mức độ tài liệu giấy. Việc phải rà soát hay tìm kiếm thông tin ở các tài liệu đã lâu khiến người dùng không chỉ mất thời gian, công sức, mà còn cảm thấy cực kỳ khó khăn. Và chính từ đây xuất hiện thư viện điện tử để đáp ứng mong muốn cho người dùng, giải quyết tất cả những khó khăn của thư viện tài liệu “khổng lồ”.

1. Hệ thống thư viện điện tử là gì?

Hệ thống thư viện điện tử là hệ thống thư viện được sử dụng dưới dạng phương tiện điện tử nhằm xử lý, thu nhập, lưu trữ những tài liệu dưới dạng số, giúp người dùng có thể tra cứu những nội dung cần thiết nhanh chóng.

Nhìn chung, thư viện điện tử được coi như một hệ thống dữ liệu tự động hóa. Ở đó, người dùng có thể đơn giản trong việc truy cập và tìm kiếm những thông tin cần thiết chỉ bằng một click trong thời gian nhanh chóng. Điều này giúp tiết kiệm được nhiều thời gian, nguồn lực. Đồng thời đem đến những thông tin chính xác đảm bảo hiệu suất công việc cao.

Đa số, hiện nay những thư viện điện tử đều được thiết kế theo mô hình thông tin nhất định dựa trên việc tạo dựng từ website. Ở đó, cung cấp đến người truy cập những thư mục nhất định: giới thiệu chung về doanh nghiệp, nơi cung cấp tài liệu, các công cụ hỗ trợ khác…. Ngoài ra, phần mục quan trọng cần có phải nói về “nội dung chính của thư viện điện tử” bao gồm những thông tin: cơ sở dữ liệu, tin chuyên đề, nguồn tài nguyên liên kết để người dùng dễ dàng truy cập.

>>> Xem ngay: Phần mềm thư viện điện tử

2. Số hóa tài liệu trong thư viện điện tử có vai trò gì?

Giờ đây, tại Việt Nam việc xây dựng thư viện điện tử đang là xu hướng tất yếu của nhiều đơn vị, tổ chức, các trường đại học… Bởi, chúng có khả năng giải quyết tất cả những vấn đề gặp phải như: lưu trữ, bảo quản tài liệu, chia sẻ thông tin – tài liệu, và nâng cao dịch vụ trải nghiệm thông tin cho người dùng.

Thế nhưng, đứng trước sự lựa chọn phương pháp lưu trữ: “thư viện truyền thống” và “thư viện điện tử” thì các doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ, bởi cả hai phương pháp đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Ngoài việc tránh tồn tại tài liệu một cách chồng chéo, giảm lãng phí thời gian tìm kiếm, tiết kiệm nhân lực, và mang đến sự thống nhất về thông tin thì thư viện điện tử cần đòi hỏi doanh nghiệp, tổ chức cần lên kế hoạch tổng thể về số hóa tài liệu trong thư viện để dễ dàng liên kết chúng.

3. Những lợi ích số hóa tài liệu mang lại trong thư viện điện tử

Những lợi ích số hóa tài liệu trong thư viện mà doanh nghiệp gặt hái được trong việc áp dụng thư viện điện tử như:

• Giảm thiểu tài liệu, hạn chế tốn kém về diện tích và không gian lưu trữ
• Tăng tuổi thọ, thời gian lưu trữ tài liệu lâu hơn so với việc lưu trữ qua “thư viện truyền thống”
• Dễ dàng chia sẻ, tìm kiếm nguồn tài nguyên một cách nhanh chóng, chính xác
• Giảm nguồn nhân lực, tối đa sức người cho, nâng cao hiệu suất công việc
• Dễ dàng chỉnh sửa và nâng cao giá trị thông tin lưu trữ

Có thể thấy, cách mạng công nghệ 4.0 đang bùng nổ mạnh mẽ trên toàn cầu, thời gian, sự chính xác, mức độ nhanh chóng là những yếu tố quan trọng để doanh nghiệp đủ mạnh mẽ vượt lên. Hơn bao giờ hết, doanh nghiệp và tổ chức cần nắm rõ được tầm quan trọng của số hóa tài liệu trong thư viện điện tử để đẩy mạnh, nâng cao năng suất hoạt động cho doanh nghiệp mình.

>>> Xem ngay giải pháp: Xây dựng phần mềm quản lý thư viện

Trên đây là toàn bộ những chia sẻ của Lạc Việt Vebrary về thư viện điện tử và tầm quan trọng của số hóa tài liệu trong thư viện điện tử. Hy vọng bài viết sẽ mang đến nhiều kiến thức bổ ích cho bạn.

Nguồn: Tổng hợp

Có thể bạn quan tâm:

• Ứng dụng công nghệ IoT trong thư viện thông minh

• Cách mạng công nghiệp 4.0 và thách thức đối với quản lý thư viện Việt Nam Một số giải pháp nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc ở thư viện
• Sổ mẫu quản lý thư viện, thiết bị