Làm việc có kế hoạch là gì? Vì sao kỹ năng này quan trọng?

Trong cuộc sống, hầu như ai cũng có lúc công việc bị trở nên trì trệ và kết quả không được như mong muốn. Có thể do chúng ta không có một kế hoạch làm việc một cách chi tiết và cũng chưa biết được tầm quan trọng của việc lập kế hoạch khi làm việc. Vậy kỹ năng làm việc có kế hoạch là gì? Lập kế hoạch làm việc ra sao? Ở bài viết này, chúng tôi sẽ giúp bạn tìm câu trả lời cho các câu hỏi trên và giúp bạn đạt được những thành công trong công việc của mình. Mời các bạn cùng theo dõi bài viết nhé!

Kỹ năng làm việc có kế hoạch là gì?

Khi chúng ta nhận một công việc với một khối lượng lớn và thời gian của chúng ta thì có hạn. Nếu bạn chỉ làm việc theo bản năng thì công việc của sẽ không đạt được năng suất như mong muốn. Chính vì thế chúng ta cần phải lập ra một kế hoạch làm việc một cách chi tiết và làm theo kế hoạch đã lập để giúp có thể sắp xếp công việc hiệu quả. Do đó kỹ năng lập một kế hoạch là kỹ năng bạn cần phải rèn luyện và phát triển nó.

Kỹ năng lập kế hoạch làm việc là việc bạn xác định và đặt ra mục tiêu từ đó đưa ra các phương pháp cũng như các bước cần phải thực hiện chính để hoàn thành công việc theo mục tiêu bạn đề ra. Các bước và kế hoạch của công việc bạn đề ra càng khoa học, cụ thể và rõ ràng thì hiệu quả của công việc bạn đạt được càng cao.

Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch làm việc

Việc bạn có một kỹ năng lập kế hoạch làm việc hiệu quả sẽ giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả và đạt được mục tiêu cho bạn thân, giúp bạn thành công trong mọi công việc. Việc lập một kế hoạch làm việc sẽ giúp bạn biết được những công việc chính và chủ yếu dẫn đến sự thành công của công việc này là gì. Từ đó đưa ra các bước hợp lý, giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả, và bạn có thể giải quyết được những vấn đề phát sinh bất ngờ.

Ngoài ra, kỹ năng làm việc có kế hoạch còn giúp bạn:

• Làm chủ được các công việc đang làm, sắp xếp được thời gian hiệu quả giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng và không bị chồng chéo việc này qua việc kia.
• Khi bạn đặt mục tiêu cho bản thân và muốn hoàn thành mục tiêu đó cho dù là lớn hay nhỏ thì việc lập kế hoạch trước khi làm việc sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu đề ra cho bản thân một cách hiệu quả nhất.
• Khi lập kế hoạch bạn sẽ biết được những công việc chính cần làm để hoàn thành mục tiêu và bạn chỉ cần tập trung nguồn lực để làm các công việc đó thì mục tiêu lớn của bạn sẽ được hoàn thành một cách hiệu quả.
• Giúp bạn có thể nhận ra các tình huống xấu có thể xảy ra để bạn có thể phòng tránh ngay từ đầu.
• Giúp bạn nhận ra những nguồn lực khác có thể hợp tác và cùng nhau đẩy mạnh hòa thành mục tiêu một cách hiệu quả.
• Qua các bước mà bạn lập cho kế hoạch bạn cần có các tiêu chuẩn và đánh giá các bước đó. Từ đó, bạn có thể nhìn ra cái cần phải hoàn thiện và bạn có thể điều chỉnh các bước lại sao cho hợp lý và đạt được mục tiêu của bạn đề ra.
• Việc lập kế hoạch còn giúp bạn phân tích được điểm mạnh, điểm yếu của mình để phát huy điểm mạnh đó và khắc phục điểm yếu. Ngoài ra, khi bạn có đối thủ cạnh tranh, việc lập kế hoạch làm việc còn giúp bạn nhận ra điểm yếu của các đối thủ cạnh tranh giúp bạn có thể chiến thắng và đạt được kết quả như bạn mong đợi.
• Việc lập kế hoạch còn giúp chúng ta phối hợp nhóm một cách tốt nhất, giúp mọi người nhận ra các điểm cần sửa của mình và phát huy khả năng của mỗi người, ngoài ra, các thành viên còn có thể động viên khích lệ cho nhau giúp tập thể đạt được mục tiêu chung một cách thành công nhất.

Qua những điều nêu trên, có thể thấy được việc trang bị cho mình kỹ năng lập kế hoạch trước khi làm việc là cực kỳ quan trọng. Cho dù bạn đang làm một công việc nhỏ hay lớn hay có thể bạn đang điều hành cả một doanh nghiệp thì việc lập kế hoạch làm việc là rất cần thiết cho con đường dẫn đến thành công của bạn.

Một số quy trình lập kế hoạch làm việc hiệu quả

Bước 1: Đặt ra mục tiêu cần phấn đấu hoặc xác định được mục tiêu công việc bạn cần phải đạt được

Bạn cần phải có một mục tiêu đặt ra để đạt được hoặc bạn phải xác định được mục tiêu mà bạn muốn hoàn thành trong công việc. Điều này sẽ giúp bạn có những kế hoạch thật cụ thể và rõ ràng.

Bước 2: Liệt kê những công việc hoặc những cái cần làm để giúp bạn có thể hoàn thành mục tiêu

Đây là bước có thể nói là quyết định cho sự thành công hay thất bại của việc bạn đặt mục tiêu cho bản thân. Bạn đưa ra những công việc cần thiết cho mục tiêu chung đó hay những bước đi chính để đạt được mục tiêu chung. Những công việc này giúp bạn xác định được khối lượng công việc và sắp xếp công việc hiệu quả cũng như giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả.

Bạn có thể chia nhỏ những công việc hoặc những bước đi bạn đã tính và hoàn thành chúng. Những kế hoạch làm việc tuần, ngày, giờ sẽ giúp bạn quản lý và thực hiện công một cách hiệu quả để đạt được mục tiêu chung theo tháng hay xa hơn là theo quý, theo năm.

Bước 3: Bạn cần phải đưa ra các mục tiêu phù hợp cho những công việc đã liệt kê cần làm

Bạn đưa ra mục tiêu cần đạt được và thời gian cần hoàn thành những công việc hoặc các bước bạn đã đề ra ở bước hai và thực hiện chúng một cách nghiêm túc và có trách nhiệm cao.

Bước 4: Sắp xếp các công việc theo vị trí và thứ tự cần ưu tiên

Ở bước này bạn cần phải xác định được công việc nào cần phải làm trước và công việc nào làm sau. Một mẫu xây dựng kế hoạch làm việc hiệu quả sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian. Nếu bạn không sắp xếp thứ tự các công việc hoặc các bước để thực hiện trước và sau thì khi bạn làm thì rất mất thời gian.

Ngoài ra, việc sắp xếp này còn giúp bạn nhận ra được các khó khăn và trở ngại cũng như tiên liệu trước các tình huống xấu có thể xảy ra giúp bạn có những chuẩn bị và vượt qua chúng dễ dàng khi gặp phải những tình huống này, bạn cũng có thêm sự linh hoạt trong các tình huống bất ngờ.

Bước 5: Tập trung hoặc khai thác các nguồn lực để giúp bạn hoàn thành được mục tiêu đề ra

Khi đã xác định được các bước cần làm chính và phụ thì bạn cần phải nhìn ra các nguồn lực có thể giúp bạn để hoàn thành các bước đó bạn có thể tập trung các nguồn lực để trở nên mạnh thêm và tăng cơ hội thành công của mình. Bạn cần phải để tâm trạng thoải mái cần phải nghỉ ngơi và thư giãn hợp lý để có một tình thần thoải mái giúp bạn nhận ra được cái sai và tăng khả năng đột phá, sáng tạo của các bước hoặc công việc, mục tiêu đề ra.

Bước 6: Kiểm tra quá trình thực hiện kế hoạch của mình

Bạn cần phải kiểm tra và thực hiện nghiêm túc các kế hoạch công việc đã đề ra. Bạn cần phải so sánh giữa mục tiêu công việc và thời gian đã đặt ra cho từng công việc để có thể biết mình đã đạt đúng kế hoạch hay không nếu không bạn cần phải xác định được lỗi do đâu và tìm cách khắc phục.

Bạn cần phải thực hiện nghiêm túc cùng với thời gian đã đặt ra giúp bạn hoàn thành công việc một cách hiệu quả và có thể nhận các công việc mới một cách thoải mái không bị chồng chéo. Quá trình lập kế hoạch trước khi làm việc không chỉ giúp bạn thành công và lâu dần bạn sẽ luyện được các kỹ năng làm việc có kế hoạch một cách thành thạo và chuyên nghiệp giúp bạn có thể hoàn thành các công việc và mục tiêu lớn hơn. Bạn có thể nâng cao tư duy của mình qua việc lập các kế hoạch trước khi làm việc.

Một số cách giúp cải thiện và nâng cao kỹ năng làm việc có kế hoạch

Ưu tiên phát triển các nhiệm vụ nằm trong tầm tay của bạn

Bạn hãy học cách hình dung và tưởng tượng ra các bước mình phải làm và hình dung ra kết quả của quá trình. Từ đó bạn có thể xác định được nhiệm vụ nào ưu tiên trước mắt cần thực hiện và đưa ra các điều chỉnh cần thiết trong các bước đi và nhận ra bước nào quan trọng, cần thiết để ưu tiên thực hiện trước.

Tạo một lịch trình thực hiện các công việc

Bạn cần lên một thời khóa biểu cho các nhiệm vụ để thông báo nhắc nhở cho thời khóa biểu bạn đã lập ra. Bạn có thể dùng lịch trong nhà hoặc ghi nhớ nhắc nhở trong điện thoại cũng như là các phần mềm hỗ trợ nhắc nhở. Bạn nên bổ sung thêm thời gian để thư giãn và giải trí trong thời khóa biểu đề ra này để giúp bạn nghỉ ngơi hợp lý và tinh thần thoải mái thực hiện các nhiệm vụ một cách tốt nhất.

Tự đặt các câu hỏi cho mình

Bạn hãy tự đặt câu hỏi cho mình từ các bước đề ra ví dụ như: làm cách nào để tốt hơn, bước này gặp tình huống này thì mình sẽ xử lý thế nào,… việc tự đặt câu hỏi cho chính mình và tự mình tìm ra câu trả lời sẽ giúp bạn nâng cao khả năng giải quyết tình huống và bình tĩnh giải quyết khi đụng phải các yếu tố bất ngờ xảy ra cho các mục tiêu đề ra. Từ đó giúp bạn nâng cao khả năng thành công trong công việc của mình và tăng thêm kỹ năng lên kế hoạch trước khi làm việc.

Qua bài chia sẻ trên hy vọng sẽ giúp ích cho các bạn trong việc lập kế hoạch trước khi làm việc. Từ đó có thể nâng cao nhận thức của các bạn về tầm quan trọng của việc lên kế hoạch trước khi làm việc, giúp bạn thành công hơn trong công việc của mình. Hy vọng bạn có thể áp dụng kỹ năng lập kế hoạch công việc này vào cuộc sống cũng như công việc của mình một cách hiệu quả. Nếu bạn vẫn còn đang tìm kiếm một công việc phù hợp cho mình, đừng ngần ngại mà hãy đến với Việc Làm Tốt để tìm kiếm và gửi CV nhanh chóng đến nhà tuyển dụng phù hợp nhé!