Môi trường dữ liệu chung cho giai đoạn thi công của dự án

Vài năm trở lại đây khi ngành xây dựng Việt Nam tiếp cận đến BIM (Building Information Modeling), thì thuật ngữ môi trường dữ liệu chung, tiếng Anh gọi là Common Data Environment viết tắt là CDE đã dần quen thuộc với tất cả anh em trong ngành xây dựng. Để tìm hiểu những khái niệm ban đầu về CDE, mời mọi người xem lại bài viết của OneCAD tại đây.

Thời gian qua, kèm theo xu hướng chuyển đổi số trong tất cả các ngành và đặc biệt là ngành xây dựng, thuật ngữ CDE này đã ngày càng trở nên phổ biến hơn trong dự án xây dựng ở Việt Nam.

Nhưng đa số mọi người không biết đến sự tồn tại của môi trường dữ liệu chung ở giai đoạn thi công, và không biết nền tảng nào sẽ đáp ứng được nhu cầu của dự án khi dự án diễn ra ở giai đoạn thi công. Bài viết này mình sẽ giới thiệu đến mọi người môi trường dữ liệu chung ở giai đoạn thi công của dự án là như thế nào.

Những ai tham gia vào giai đoạn này?

Thông thường khi dự án đi vào giai đoạn thi công, có rất nhiều đơn vị cùng tham gia với chủ đầu tư để hoàn thành dự án đúng tiến độ và ngân sách được đề ra.

Tùy theo quy mô và tổ chức của gói thầu, chủ đầu tư sẽ mời các bên sau tham gia cùng mình trên dự án ở giai đoạn thi công:

• Tư vấn thiết kế: để đảm bảo thông tin từ thiết kế đua ra thi công đúng và chính xác, các nhóm tư vấn thiết kế sẽ tham gia với vai trò giám sát tác giả, phản hồi RFIs, phê duyệt thay đổi thiết kế, vật tư – vật liệu, được đề xuất bởi nhà thầu. Ngoài ra họ còn phê duyệt những bản vẽ Shop Drawing và Biện pháp thi công từ đơn vị tổng thầu của dự án.
• Tổng thầu : sẽ đóng vai trò rất quan trọng trong dự án ở giai đoạn này, họ phải đảm bảo rằng việc thi công phải đúng tiến độ đã thống nhất với chủ đầu tư.
• Nhà thầu phụ : tùy vào gói thầu của dự án, chủ đầu tư có thể sẽ mời thêm các nhà thầu phụ khác chuyên biệt hơn để đảm nhận gói thầu mà chủ đầu tư đã đề ra.
• Tư vấn Quản lý dự án và tư vấn giám sát : trong trường hợp chủ đầu tư không có đội ngũ để làm việc này, họ sẽ thuê các đơn vị có chức năng quản lý dự án và giám sát các hạng mục, gói thầu để đảm bảo rằng tất cả đi theo đúng tiến độ, chất lượng và an toàn cho cả dự án.

Những loại thông tin nào các bên sẽ cần trao đổi trong quá trình thi công?

Các bên sẽ trao đổi thông tin rất nhiều tại giai đoạn này, dưới đây là một số ví dụ minh họa:

• RFIs (Request for Information): cơ bản khi nhà thầu tiếp nhận bộ bản vẽ thi công được phát hành từ TVTK và chủ đầu tư, họ sẽ nghiên cứu rất kỹ và tránh những sai sót khi ra thi công, nếu có những thông tin nào không đầy đủ, họ sẽ làm RFI để yêu cầu cung cấp thông tin để thi công. Trong 1 dự án bình thường, số lượng RFI có thể lên đến hàng trăm, hàng nghìn. Mà hiện nay việc quản lý RFI còn thủ công và phụ thuộc vào document control của dự án.
• RFA (Request for Action hay Approval) – Submittal (Đệ trình): khi công trình đi vào thi công, việc thay đổi thiết kế theo tình trạng thi công, hay thay đổi cập nhật vật tư – vật liệu là điều không tránh khỏi. Nhà thầu sẽ cần sự chấp thuận cho những thay đổi này từ TVTK và chủ đầu tư, để có bằng chứng rõ ràng cho những phát sinh trong giai đoạn thi công
• Bản vẽ shop drawing/biện pháp thi công: ngoài RFA, nhà thầu còn cần đệ trình bản vẽ shop drawing và biện pháp thi công đến TVTK và CĐT.
• Biểu mẫu nghiệm thu/checklist về chất lượng và an toàn lao động: bộ Form mẫu này thường do bên tư vấn QLDA và TVGS là người cung cấp cho tất cả các bên. Khi một công việc nào đó cần sự kiểm tra và theo dõi, họ sẽ dùng 1 trong những bộ Form này để ra hiện trường chứng kiến và ghi nhận, hiện nay đa số đều làm trên giấy.
• Báo cáo ngày, tuần, tháng hay quý: để cung cấp tình trạng hiện tại của dự án cho chủ đầu tư, các bên sẽ cần cung cấp những báo cáo này.
• Theo dõi danh mục vật tư, vật liệu được đưa về công trường: danh mục này thường được thống nhất giữa các bên trong hợp đồng thi công, và việc lên lịch cũng như đặt hàng cần được theo dõi và phân bổ để kịp tiến độ thi công cho dự án
• Bản vẽ cho thi công: bộ bản vẽ này phải đảm bảo thông tin chính xác và sớm nhất để nhà thầu và các bên tại công trường nắm thông tin, tránh việc thi công xong mới gửi bản vẽ cập nhật, sẽ gây lãng phí rất nhiều cho dự án.

• Bản vẽ và hồ sơ hoàn công: bộ bản vẽ này rất quan trọng cho giai đoạn bàn giao của dự án, là cơ sở để chủ đầu tư tiếp tục đi vào giai đoạn bảo trì và vận hành.
• Defect List: là danh sách các lỗi thi công, hoàn thiện, chất lượng và cũng như an toàn của dự án. Danh sách lỗi này do phía TVGS hay CĐT lập ra để cùng theo dõi và khắc phục. Nhà thầu là đơn vị chịu trách nhiệm phản hồi khi có lỗi trong giai đoạn thi công này. Hiện nay, đa số defect list được tạo rất thủ công và khó có thể theo dõi một cách chính xác và toàn diện.

Quản lý tài liệu và nơi lưu giữ

Hiện nay đa số các dự án sẽ có người đóng vai trò là document control. Họ sẽ đảm nhận nhiệm vụ quản lý tài liệu, hồ sơ, bản vẽ cho cả dự án. Còn nơi lưu giữ đa số sẽ nằm trong máy tính cá nhân, một số dự án có đầu tư server lưu trữ riêng. Nhưng không thể truy cập ở bất cứ đâu hay bất cứ thời gian nào.

Với 3 yếu tố chính ở trên, việc cung cấp môi trường dữ liệu chung tại giai đoạn thi công của dự án là điều rất cần thiết và hợp lý. CDE lúc này sẽ cung cấp đầy đủ các công cụ để các bên trao đổi thông tin và theo dõi tình trạng cũng như có được khả năng quản lý từ xa. Bài viết sau mình sẽ nói rõ hơn CDE nào hiện nay giúp dự án của bạn đạt được điều đó.

Sơn Thiện