OPM là gì? Cách quản lý và đánh giá một doanh nghiệp như thế nào?

1. OPM là gì?

Nếu bạn đã tìm hiểu qua về thuật ngữ này, bạn sẽ cảm thấy không hề khó hiểu. Để thêm phần chi tiết, bài viết này sẽ điểm qua lại thông tin từ lịch sử nguồn gốc ra đời của OPM.

OPM được dịch ra chính xác là Organization Project Management, hay được biết nhiều với thuật ngữ tiếng Việt là quản lý tổ chức dự án. Quản lý tổ chức dự án là giám sát, hướng dẫn quản lý dự án, quản lý danh mục, quản lý chương trình và hoạt động tổ chức nhằm thực hiện đúng chiến lược tổng thể đã đưa ra.

Qua đó, như giới thiệu, một quá trình tổ chức dự án sẽ bao gồm hệ thống những dự án, chương trình cũng như là các danh mục đầu tư được đặt ra ngày từ khi xây dựng chiến lược. Nhiệm vụ của OPM là phải quản lý hệ thống dự án này, sao cho chiến lược đã đặt ra đó được bám sát, thực hiện đúng và tốt nhất có thể. Một tổ chức dự án OPM sẽ bao gồm tất cả các hoạt động được coi là liên quan đến việc thực hiện chiến lược của một chương trình bất kỳ nào đó, bằng cách đồng thời kết hợp các hệ thống quản lý khác nhau (quản lý chương trình, quản lý dự án và quản lý các danh mục đầu tư).

Lịch sử hình thành thuật ngữ: tại một cuộc họp của Ủy ban Tiêu chuẩn của Viện quản lý dự án vào khoảng năm 1998, thuật ngữ này đã ra đời. Người nghiên cứu đồng thời chia sẻ ra phương pháp quản lý tổ chức dự án này là John Schlichter. Tuy được ra đời từ khá sớm, tuy nhiên, đến tận năm 2003, thuật ngữ OPM này mới được xuất bản ra theo đúng như tiêu chuẩn ban đầu. Theo dòng thời gian, tính đến năm 2008, thuật ngữ OPM này đã qua nhiều lần chỉnh sửa và bổ sung, trở thành một tiêu chuẩn ANSI, tính đến năm 2013, phương thức này đã được cập nhật 3 lần.

Cũng như các bạn thấy, thuật ngữ về OPM không hề đơn giản, và đặc biệt, người áp dụng OPM vào thực tiễn lại càng trải qua quá trình khó khăn hơn. Chính vì thế, cũng như kinh nghiệm làm nghề, trước khi bắt đầu làm một công việc gì đó bạn cần hiểu chính xác về nó. Đối với quản lý tổ chức dự án cũng vậy, để đạt được hiệu quả tốt nhất, bạn cần nắm được mô hình cũng như cách sử dụng OPM trong doanh nghiệp. Nếu có thể áp dụng tốt thì lợi ích mà OPM mang lại sẽ rất cao.

Xem thêm: Phần mềm quản lý nhân viên kinh doanh

2. Tổng quan các danh mục, chương trình và dự án trong OPM

Trong OPM được chia ra làm quản lý dự án, danh mục và chương trình. Trong phần này, mình sẽ giới thiệu cho bạn chi tiết về 3 loại hình này

2.1. Quản lý dự án

Dự án ở đây bạn có thể hiểu là một nỗ lực để tạo ra được một sản phẩm hay dịch vụ bất kỳ nào đấy. Đối với dự án sẽ có phạm vi mục tiêu xác định rõ ràng, được xây dựng và cập nhật liên tục xuyên suốt cả dự án. Người chịu trách nghiệm được gọi là giám đốc dự án, sẽ phải liên tục xây dựng các thông tin cấp cao hơn trong cả vòng đời của dự án.

Sự thành công của dự án sẽ được đo đạc dựa trên các tiêu chí về tính kịp thời, mức độ chất lượng, về ngân sách sử dụng của dự án có tuân thủ không và mức độ đánh giá đến từ phía người dùng.

2.2. Quản lý chương trình

Chương trình là nhóm các dự án và các hoạt động chương trình phụ trợ có mối liên quan đến nhau, được phối hợp để cùng đạt được một lợi ích bất kỳ nào đó.

Chương trình được tạo ra nhằm mục đích đem lại lợi ích cho một tổ chức hay doanh nghiệp, Chương trình sẽ thường xuyên có sự thay đổi sao cho phù hợp nhất. Để quản lý chương trình, thông thường doanh nghiệp sẽ sử dụng các kế hoạch cấp cao khác nhau để theo dõi tiến độ cũng như mức độ phụ thuộc của các thành phần trong chương trình.

Người quản lý chương trình được gọi là giám đốc chương trình, nhiệm vụ là theo dõi tổng thể cả quá trình, để đáp ứng được các tiêu chí về ngân sách và tiến trình. Mức độ thành công của chương trình được đo bằng những hiệu quả và hiệu suất của chương trình có thể mang lại lợi ích cho tổ chức hay doanh nghiệp.

Xem thêm: Việc làm nhập liệu

2.3. Quản lý danh mục

Danh mục ở đây là một tổng hợp bao gồm nhiều dự án, chương trình và các danh mục con để đạt được một mục tiêu chiến lược.

Danh mục có thể thay đổi phụ thuộc theo mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp hay tổ chức, dựa theo cập nhật thay đổi liên tục từ các môi trường bên trong và bên ngoài. Người quản lý danh mục được gọi là giám đốc danh mục, nhiệm vụ phải quản lý hoặc điều phối, phân bổ nguồn lực tổng hợp. Mức độ thành công của danh mục được đo bằng lợi ích doanh nghiệp thu được và hiệu quả của đầu tư.

3. Lợi ích của quản lý tổ chức dự án

Sau khi điểm qua tất cả các thông tin về OPM là gì, một điều nữa bạn cần biết đó chính là những lợi ích mà OPM có thể mang lại trong quá trình sử dụng.

Khi sử dụng OPM, các tổ chức hay doanh nghiệp có thể đánh giá được chi tiết, xác định, đo lường và nâng cao được các năng lực quản lý dự án, từ đó rút ra được quy trình chuẩn. Cái bạn nhìn thấy được rõ ràng ở đây, mô hình quản lý này giúp phần củng cố thêm được mức độ thành công của dự án, đồng thời phát hiện ra được những điểm mạnh hay điểm yếu, để từ đó, tăng cường phát triển về mối quan hệ giữa lập kế hoạch và các hoạt động thực tiễn.

Một dự án được coi là thành công phải cần đạt được sự liên kết trong chiến lược. Đối với những dự án khác nhau, đều sẽ có những điểm mạnh và điểm yếu, đến từ các phương pháp quản lý dự án. Trong những trường hợp này, tổ chức hay doanh nghiệp có thể hướng tới sử dụng đa dạng các phương pháp trong tổ chức. Tuy nhiên, nếu dùng theo phương thức nào, doanh nghiệp cũng cần phải nắm rõ được những tiêu chuẩn khác biệt của dự án, đồng thời cũng phải có kế hoạch xử lý kịp thời những phát sinh trong quá trình.

Đồng thời, trong OPM, các doanh nghiệp hay tổ chức có thể cài đặt KPI hoạt động và các chỉ số kinh doanh quan trọng. Chính vì thế, doanh nghiệp sẽ có một cái nhìn tổng quan hơn về mọi thứ, từ quy trình chuẩn bị nguyên vật liệu như nào, đến thời gian hoạt động của các thiết bị hay năng suất của các thiết bị đó,… Từ đó, phát hiện ra những nguyên nhân của các vấn đề, đồng thời đưa ra giải pháp kịp thời để khắc phục và cải thiện độ nhất quán trong quá trình.

Nói tóm lại một cách chung nhất, OPM sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn nâng cao được năng lực tổ chức, bằng cách đồng thời liên kết các nguyên tắc và thực tiễn quản lý dự án với các hoạt động của doanh nghiệp (như văn hóa, tầm nhìn, nhân lực,…).

OPM thật sự rất hiệu quả nếu như bạn có thể nắm vững lý thuyết cũng như cách sử dụng của nó. Hy vọng những thông tin mà vieclam88.vn cung cấp trên đây là đầy đủ về OPM là gì và có thể giúp ích được bạn trong quá trình nghiên cứu và làm việc!