Agile Scrum: Kinh nghiệm tổ chức một Product Backlog Grooming

“Product Backlog Grooming” hay còn gọi là “Backlog Refinement Meeting” hoặc “Story Time”. Ở mỗi Sprint thì Scrum team sẽ dành một ít thời gian để chuẩn bị cho Sprint Planning kế tiếp. Theo kinh nghiệm trong quá trình đi coach của tôi thì đây là sự kiện ảnh hưởng rất nhiều đến sự hoạt động hiệu quả của đội dự án. Nhưng vẫn còn đó nhiều hoạt động chưa tốt ở sự kiện này.

Những biểu hiện không tốt diễn ra trong Product Backlog Grooming Meeting:

• Thời gian meeting quá dài dẫn đội phát triển rất mệt mỏi gây ra mất tập trung.
• Câu chuyện người dùng và giá trị người dùng kỳ vọng đạt được không được Product Owner và Stakehoders chia sẻ rõ ràng.
• Product Backlog Item – PBI (thông thường là User story hoặc các yêu cầu kỹ thuật khác) không được sắp xếp độ ưu tiên hợp lý.
• Product Owner không trình bày cho đội phát triển về mối quan hệ các User Story trong một tính năng, và các tính năng liên quan trong module mà được triển khai trong các Sprint trước đó.
• Product Owner chỉ tập trung đánh độ ưu tiên cho các User Story lớn hoặc chưa hợp lý.
• Đội phát triển thụ động trong việc khai phá vấn đề kỹ thuật, đóng gióp vào công việc viết User Story, điều kiện nghiệm thu Acceptance Cretira (hoặc User Acceptance Testing – UAT)
• Các thành viên trong đội phát triển không thực hành các kỹ thuật INVEST để phân rã các các User Story lớn (Epic).
• Đội phát triển không có cách hiểu yêu cầu giống nhau và đôi khi quá tập trung vào thảo luận chi tiết làm sao để triển khai một User Story thay vì tập trung vào hiểu câu chuyện người dùng.
• Kết quả ước lượng kích thước (Size) của User Story chỉ xác định trên một số thành viên có kinh nghiệm cụ thể thay vì cả đội phát triển.
• Những giải pháp kỹ thuật hệ thống lớn chưa sẳn sàng cho đội phát triển triển hình dung cách triển khai thiết kế.

Bên dưới là một số Tips tổ chức sự kiện Product Backlog Grooming hiệu quả:

1) Chuẩn bị trước trước khi sự kiện diễn ra:

• Scrum Master cần giúp Product Owner áp dụng một số kỹ thuật để xác định lại xem độ ưu tiên mà Product Owner và Stakehoders đã đưa ra hợp lý hay chưa?
• Scrum Master cần làm việc với Product Owner xem các giá trị người dùng kỳ vọng đạt được đã được đề cập trong mỗi PBI chưa?
• Scrum Master cần làm việc với Product Owner để xác định các giả định – assumptions, ràng buộc – constraints, và phụ thuộc – dependencies liên quan đến các PBI có độ ưu tiên cao.
• Scrum Master cần làm việc với Product Onwer và System Architect để xem các giải pháp triến trúc thổng thể đã được thiết kế hoặc các PBI có độ ưu tiên ảnh hưởng đến kiến trúc như thế nào?
• Scrum Master giúp Product Owner xác định xem số lượng PBI có sẵn sàng cho đủ team triển khai trong 3 sprints kế tiếp không?
• Scrum Master xem thời gian diễn ra sự kiện có phù hợp với Sprint đang diễn ra hay không?

2) Trong quá trình diễn ra sự kiện:

• Scrum Master đảm bảo tất cả các thành viên tham gia cam kết và Product Owner phải có mặt ở sự kiện meeting này.
• Product Owner trình bày về tổng qua các BPI có độ ưu tiên cao và giúp đội phát triển nhìn thấy mối liên hệ với BPI liên quan, kế hoạch release để đội phát triển cập nhật tầm nhìn và lộ trình phát hành sản phẩm.
• Product Owner trình bày giá trị người dùng cần đạt được ở mỗi BPI, mối liên hệ nghiệm vụ với những user story khác liên quan.
• Product Owner trình bày các điều kiện nghiệp thu – UAT cho từng user story và Scrum Master tạo điều kiện để đội phát triển đóng góp để xác định điều kiện gì cần thêm, điều chỉnh hoặc loại loại trừ.
• Scrum Master tạo điều kiện cho nhóm phát triển thực hành INVEST để giúp cả team xác định Epic và tiếp tục rả thành các User Story nhỏ hơn.
• Scrum Master tạo điều kiện cho đội phát triển thông qua việc đặt câu hỏi đúng và giúp họ xác định các trở ngại về kỹ thuật, kiến trúc hiện có.
• Scrum Master tạo điều kiện cho đội phát triển thực hiện ước lượng size cho user story bằng kỹ thuật Planning Poker. Và tiếp tục qua sát hành vi bất thường của từng thành viên để đưa ra hướng huấn luyện kiệp thời.
• Cả Product Owner và Scrum Master không nói cho đội phát triển về cách thiết kế hệ thống và không đưa ra giá trị ước lượng.

3) Tiếp tục sau sự kiện kết thúc:

• Scrum Master làm việc với Product Owner và System Architect, các đội kỹ thuật liên quan để tìm hướng giải quyết cho những phản hồi của đội phát triển về kỹ thuật.
• Scrum Master làm việc chặt chẽ với Product Owner để đảm bảo những yêu cầu cần bổ xung bởi đội phát triển được nghi lại.

Việc tổ chức một Product Backlog Grooming giúp cho Product Owner sắp xếp và quản lý Product Backlog tốt hơn, giúp đội phát triển hiểu rõ yêu giá trị người dùng kỳ vọng, đưa ra những đóng góp nhiều hơn cho việc cải tiến chất lượng sản phẩm. Và quan trọng giúp đội phát triển nâng cao cả khả năng Self-Organizing, trưởng thành và nâng cao hiệu suất làm việc.

Tuỳ Phong – APEX Global Corporation

APEX Global thường xuyên tổ chức khoá đào tạo về Agile Project Management Professional. Bạn có thể tham khảo lịch đào tạo ở link Public Training Schedule. Hoặc đọc thêm các bài viết chuyên đề về kỹ năng nghề, kỹ năng mềm, kỹ năng quản lý, xu thế công nghệ,… liên quan đến CNTT ở link APEX Global News.

Để được tư vấn thêm về các khoá đào tạo của APEX Global, bạn hãy gọi hoặc email đến: (+84-8) 62 718 187; [email protected]