Cách in giấy mời hàng loạt trên máy in đơn giản, nhanh chóng

Ngày nay việc in giấy mời trên các loại máy in như máy in Canon, máy in HP hay máy in Brother đều được thực hiện một cách đơn giản và dễ dàng. Tuy nhiên, khi in các loại giấy mời sẽ thật sự tốn nhiều thời gian và công sức nếu chúng ta ngồi nhập thủ công từng tên lên từng trang giấy mời rồi in ra. Chính vì thế, trong bài này Thế giới di động sẽ giới thiệu tới các bạn cách tạo giấy mời hàng loạt trên máy in đơn giản và nhanh chóng.

1. Chuẩn bị trước khi in giấy mời hàng loạt

Trước khi thực hiện các thao tác in giấy mời hàng loạt chắc chắn các bạn phải có sẵn mẫu giấy mời trên file word và danh sách khách mời (thường được tạo trên Excel).

Phải có sẵn mẫu giấy mời

Danh sách khách mời được tạo trên file Excel

2. Cách in giấy mời hàng loạt

Bước 1: Mở file mẫu giấy mời > Nhấn vào thẻ Mailings.

Nhấn vào thẻ Mailings trên thanh công cụ để bắt đầu

Bước 2: Nhấn vào mũi tên xổ xuống ở mục Start Mail Merge > Chọn Step by Step Mail Merge Wizard…

Chọn Step by Step Mail Merge Wizard…

Bước 3: Ở mục Mail Merge ở phía bên phải màn hình, nhấn vào Next: Starting document ở mục Step 1 of 6.

Bắt đầu Step 1

Bước 4: Tại mục How do want to set up your letters, tích chọn vào ô Use the current document > Nhấn vào Next: Select recipients.

Sử dụng trang hiện tại để làm mẫu

Bước 5: Nhấn vào Browse ở mục Use names and addresses from a file or a database để mở file chứa danh sách phụ huynh mời họp.

Chọn Browse để mở cửa sổ Select Data Source

Bước 6: Cửa sổ Select Data Source xuất hiện, chọn file danh sách mời (file excel) > Nhấn Open.

Chọn file danh sách mời họp

Bước 7: Giao diện Select Table xuất hiện, chọn Sheet chứa dữ liệu cần chèn > Nhấn OK.

Chọn Sheet chứa dữ liệu

Bước 8: Giao diện Mail Merge Recipients xuất hiện, bạn chỉ cần nhấn OK.

Giao diện Mail Merge Recipients

Bước 9: Đặt con trỏ chuột vào trường muốn chèn thông tin, click chọn Insert Merge Field dưới tab Mailings > Một hộp thoại mở ra, click đúp chuột vào trường thông tin cần chèn > Đóng cửa sổ lại, cứ tiếp tục chèn như vậy cho tới khi hết các trường cần chèn.

Chèn các trường thông tin vào giấy mời

Bước 10: Sau khi chèn xong, click chuột vào biểu tượng Preview Results để xem trước kết quả. Bạn có thể sử dụng các nút trên thanh công cụ để xem lần lượt dữ liệu được trộn.

Xem trước kết quả trước khi in

Bước 11: Để in giấy mời hàng loạt, nhấn vào mũi tên xổ xuống bên cạnh Finish & Merge > Chọn Print Documents.

Chọn Print Document

Bước 12: Chọn All để in đồng loạt giấy mời.

3. Một số lưu ý khi in giấy mời hàng loạt

– Để đảm bảo quá trình trộn văn bản thành công, file Excel chỉ bao gồm bảng cần trộn, dòng đầu tiên của file nên là tên bảng và tiêu đề cột hoặc tốt nhất là chỉ có dòng tiêu đề của các cột (không cần tên bảng), không nên có dòng trống nhé các bạn.

Không nên có dòng trống trong file danh sách khách mời

– Ở các phiên bản cũ hơn như Microsoft word 2003, Mailings không được hiển thị độc lập trên thanh công cụ, để bắt đầu các bạn có thể thực hiện thao tác vào Tools > Letters and Mailings > Mail Merge rồi thực hiện tương tự các bước ở trên.

Mailing không được hiển thị độc lập trên thanh công cụ ở Microsoft Word 2003

4. Một số vấn đề liên quan đến máy in khác

Máy tính Windows không tìm thấy máy in trong mạng LAN

Một trong những lỗi khiến người dùng mất nhiều thời gian để khắc phục khi kết nối máy tính với máy in nhất đó là là lỗi máy tính không tìm thấy máy in trong mạng LAN. Nếu các máy trạm không có cùng địa chỉ IP với máy chủ thì máy tính của bạn sẽ không thể tìm thấy máy in trong mạng LAN.

Lỗi máy tính không tìm thấy máy in trong mạng LAN

Lỗi máy in chỉ in được 1 trang

Trong quá trình sử dụng, máy in có thể sẽ bị lỗi chỉ in được 1 trang. Đây cũng là một lỗi khá phổ biến và dễ dàng khắc phục.

Lỗi máy in chỉ in được một trang

Lỗi máy in báo Ready To Print nhưng không in được

Khi đang in và gặp trường hợp máy in báo Ready To Print nhưng không in được có thể do khá nhiều nguyên nhân như do cáp nối, có quá nhiều lệnh in hoặc máy in chưa nhận được lệnh chính xác.

Lỗi máy in báo Ready to Print nhưng khôn in được

Cách khắc phục lỗi bản in bị sọc, sai màu trên máy in Canon

Sau một thời gian sử dụng, máy in sẽ xuất hiện một vài vấn đề như bản in bị sọc, in sai màu so với bản gốc trên máy tính. Lúc này, chúng ta có thể khắc phục bằng cách kiểm tra lượng mực trong máy in hoặc làm sạch đầu in.

Lỗi bản in bị sọc

Lỗi máy in không nhận lệnh in

Một số nguyên nhân máy in không nhận lệnh in thường gặp:

– Máy tính của bạn đang bị lỗi hệ điều hành.

– Dây cáp kết nối máy in với máy tính có thể bị hỏng hoặc bị lỏng.

– Máy in chưa được bật nguồn.

– Lỗi driver máy in cũng sẽ khiến máy in không nhận lệnh in.

– Lỗi do IP trên máy in của bạn.

Lỗi máy in không nhận lệnh in

Máy in in ra giấy trắng

Chắc hẳn, ai cũng đã từng chỉnh in tài liệu và máy hoạt động bình thường nhưng giấy in ra lại chẳng có gì. Có thể có nhiều nguyên nhân do mực in hoặc lỗi trong máy in.

Lỗi máy in in ra giấy trắng

Máy in không kéo giấy

Khi cần in một tài liệu, bạn ra lệnh in và máy đã xác nhận lệnh nhưng khi tiến hành lấy giấy thì không được và nhận được thông báo lỗi: đèn chuyển sang màu đỏ và báo hết giấy (paper-out). Đây chính là lỗi máy in không kéo giấy.

Lỗi máy in không kéo giấy

Máy in bị mờ chữ, không đậm, không rõ nét

Khi sử dụng bạn có thể gặp phải lỗi máy in bị mờ chữ, không đậm, không rõ nét.

Máy in ra bị mờ chữ

Máy in kéo nhiều tờ giấy cùng một lúc

Máy in sử dụng liên tục trong một thời gian dài dễ mắc lỗi máy in kéo giấy nhiều tờ do khá nhiều nguyên nhân thuộc về máy in, giấy in hay cách lắp máy.

Lỗi máy in kéo nhiều tờ cùng một lúc

Hướng dẫn cách in 2 mặt khớp nhau trong Word

Khi tiến hành in tài liệu một mặt, việc căn đều lề rất đơn giản. Tuy nhiên, khi in tài liệu hai mặt, không phải ai cũng biết cách căn lề in hai mặt đối xứng nhau trong Word.

In 2 mặt khớp nhau trong Word

Máy in không in được file PDF

Thông thường, nhiều người chọn in file PDF để tránh tình trạng lỗi font và lỗi định dạng không mong muốn nhưng sẽ xảy ra tình trạng máy in không in được file PDF. Có rất nhiều cách để khác phục tình trạng này.

Chọn in file PDF để tránh tình trạng lỗi font

Một số mẫu máy in hiện đang kinh doanh tại Thế giới di động:

Trên đây là những lưu ý và hướng dẫn cách tạo giấy mời hàng loạt trên máy in. Cảm ơn các bạn đã theo dõi và hẹn gặp lại ở những bài viết sau!