Các phương pháp ra quyết định – Phần I – CSCI INDOCHINA

Thế giới đang biến đổi không ngừng, mọi thành tựu khoa học và công nghệ xuất hiện hết sức mau lẹ nhưng cũng thay đổi nhanh chóng. Điều này khiến cho các nhà quản trị phải ra quyết định nhiều hơn. Chuyện gì sẽ xảy ra nếu các nhà quản trị doanh nghiệp đưa ra các quyết định thiếu phương pháp? Liệu nhân lực, tài lực, vật lực… của một tổ chức có được phát huy hiệu quả khi mà cấp quản lý không hoặc chưa hiểu kỹ các phương pháp ra quyết định và giải quyết các vấn đề phát sinh một cách thấu đáo? Vậy làm thế nào để các nhà quản trị có thể đưa ra các quyết định đúng đắn, sáng suốt và phù hợp?

Các nhà quản trị nếu chỉ xem xét thời điểm tham gia của những người khác vào một quyết định là chưa đủ. Họ cần phải xét tới mức độ tham gia của từng người khác nhau. Sự tham gia ở đây có thể là hình thức hoặc không chính thức, hay đơn giản như việc đề nghị họ đưa ra các ý tưởng. Bạn có thể lôi kéo nhân viên vào bất kỳ một khâu nào trong tiến trình quyết định hay xuyên suốt tiến trình đó. Khi ta tin rằng những quyết định khác nhau đòi hỏi những phương thức khác nhau, ta sẽ nhận thấy sự cần thiết của những người khác khi ta phải đối mặt với một vấn đề phức tạp. Ta có thể có những ý tưởng sáng tạo và phong phú hơn từ một nhóm thay vì chỉ một cá nhân riêng lẻ.

Loại quyết định ảnh hưởng tới cá nhân cần được xét đến trong quá trình ra quyết định. Nói cách khác loại quyết định sẽ xác định bạn có thể sử dụng phương pháp nào. Bạn đang nắm trong tay một số chiến lược ra quyết định trong quyền hạn sử dụng của mình. Mỗi chiến lược đều có các thuận lợi và khó khăn vốn có. Các nhà quản trị riêng biệt cần đánh giá các quyết định cá nhân trước khi quyết định phương pháp nào phù hợp nhất. Bài này sẽ giới thiệu 6 phương pháp phổ biến nhất dành cho các nhà quản trị. Mỗi phương pháp này dù ở cấp độ lớn hay nhỏ đều liên quan tới những người khác. Các phương pháp này có mức độ biến đổi đa dạng xuyên suốt từ chuyên quyền cho đến đồng thuận.

Phương pháp chuyên quyền: bạn hoàn toàn tự đưa ra quyết định và sau đó thông báo quyết định đó tới nhân viên của mình. Khi bạn đưa ra một quyết định có tính khác biệt, bạn tìm mọi cách tuyên truyền quyết định đó tới nhân viên nhưng sẽ không thể lôi cuốn họ vào các cuộc thảo luận hay được họ thừa nhận.

Phương pháp phán quyết cuối cùng: bạn choo phép những nhân viên khác thảo luận và đưa ra các giải pháp cho vấn đề. Bạn có thể lưu tâm tới những ý kiến đó khi đưa ra quyết định hoặc không. Bạn cũng có thể đưa ra các tình huống để nhân viên thảo luận một cách thẳng thắn nhưng người quyết định cuối cùng là bạn.

Phương pháp nhóm tri thức: bạn và một người khác cùng đưa ra một quyết định mà không cần tham khảo ý kiến của những người khác. Bạn bàn bạc, đưa ra giải pháp, ra quyết định và trình bày trước những nhân viên khác. Thậm chí bạn cũng có thể trình bày trước họ về cơ sở đưa ra quyết định của mình.

Phương pháp tham vấn: bạn ở vị trí của một nhà tham vấn. Bạn có thể đưa ra quyết định thăm dò ban đầu và trình bày quyết định đó để cả nhóm cùng thảo luận và đưa ra ý kiến. Bạn sẽ xem xét một cách cẩn thận và công khai các ý kiến đó trước khi đưa ra quyết định. Thường bạn sẽ đi tới một quyết định sơ bộ và sau đó trình bày quyết định đó trước nhóm để cùng thảo luận. Bạn cần giữ cách nhìn cởi mở và sẵn sàng tiếp thu những luận điểm thẳng thắn của các nhân viên khác. Bạn cũng cho phép những người khác sàng lọc quyết định ban đầu của mình hay đưa ra những lời khuyên và sự hỗ trợ từ các cách nhìn khác. Quyết định cuối cùng là ở chính bạn, thông qua việc xem xét một cách kỹ lưỡng và thẳng thắn từ các cách nhin khác.

Phương pháp luật số đông: phương pháp này đề cao tính dân chủ, trong đó tất cả các thành viên trong nhóm đều tham gia vào tiến trình quyết định thông qua việc mỗi thành viên đều được quyền biểu quyết bình đẳng. Nhóm sẽ bỏ phiếu cho quyết định đưa ra. Quyết định nhận được đa số phiếu sẽ trở thành quyết định chính thức.

Phương pháp đồng thuận: là phương pháp trong đó tất cả các nhân viên cùng đưa ra quyết định. Một quyết định không thể nào đạt được nếu chưa được tất cả các nhân viên tán thành. Phương pháp này có thể mang lại những quyết định chất lượng cao nhờ các đề xuất đa dạng và mang tính xây dựng, tuy nhiên nó lại tiêu tốn khá nhiều thời gian. Đồng thuận là phương pháp quyết định nhằm tận dụng nguồn lực nhân sự hiện có và gảii quyết một cách sáng tạo xung đột cũng như các vấn đề căn bản.

Đồng thuận rất khó đạt được vì nó đòi hỏi tất cả các thành viên trong nhóm phải nhất trí với quyết định cuối cùng. Sự nhất trí hoàn toàn không phải là mục tiêu vì điều này rất khó đạt được, tuy nhiên ở mức độ có thể, mỗi thành viên nên chấp nhận phân loại đánh giá của nhóm về cơ sở logic và tính khả thi. Khi tất cả các thành viên nhóm đều cảm nhận được điều này tức là bạn đã đạt được sự đồng thuận và phán xét có thể được thừa nhận như một quyết định của nhóm. Thực tế, điều này có nghĩa là một cá nhân có thể phản đối nhóm nếu anh ta nghĩ điều đó là cần thiết. Không thể mọi chi tiết đưa ra đều được mọi người hoàn toàn tán thành. Biểu quyết là điều không được phép. Trong việc đưa ra quyết định đồng thuận, cá nhân bạn cần phải đảm bảo quyết định đó là quyết định đúng đắn và đồng ý thực hiện theo quyết định.

Mỗi phương pháp ra quyết định đều có những thuận lợi và khó khăn nhất định. Những thuận lợi và khó khăn này đều có liên quan tới các tiêu chí xem xét mà chúng ta đã thảo luận trước đó. Bảng 1 phác thảo những ưu điểm và nhược điểm của từng phương pháp.

Bảng 1: Ưu điểm và nhược điểm của các phương pháp ra quyết định

Phương pháp Ưu điểm Nhược điểm Chuyên quyền + Tiết kiệm thời gian

+ Hiệu quả khi đưa ra các quyết định chuẩn

+ Chuyên môn lãnh đạo

+ Thiếu sự cam kết

+ Gây hiềm khích

+ Mang tính cá nhân

Phán quyết cuối cùng + Tận dụng nguồn lực nhóm

+ Mang lại các ý tưởng mới mẻ

+ Thiếu cam kết

+ Tồn đọng mâu thuẫn

+ Tăng tính cạnh tranh

Nhóm trí thức + Tiết kiệm thời gian

+ Thảo luận cởi mở

+ Nảy sinh những ý tưởng

+ Thiếu cam kết

+ Tồn đọng mâu thuẫn

+ Thiếu sự tương tác

Tham vấn + Huy động ý kiến của thành viên nhóm

+ Thảo luận cởi mở

+ Nảy sinh những ý tưởng

+ Xác định đúng chuyên gia

+ Tính công khai của lãnh đạo

Luật đa số + Tiết kiệm thời gian

+ Thảo luận kín

+ Dễ gây hiềm khích với số ít người

+ Không đủ cam kết

+ Dễ xoay chuyển

Đồtng thuận + Cách tân

+ Có tính cam kết

+ Tận dụng các khả năng

+ Các quyết định có tính nghiêm túc

+ Mất nhiều thời gian

+ Yêu cầu mức độ kỹ năng làm việc nhóm cao.

(còn tiếp)

TH: T.Giang: SCDRC

Nguồn tham khảo: Hoàng Văn Hải (cb) – Ra quyết định quản trị – NXB ĐHQGHN 2014.